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Die Beschäftigung mit der Buchhaltung wird von vielen Gründern und Gründerinnen als lästige Pflicht empfunden. Oft fehlt es auch schlichtweg an Erfahrung mit dem Thema. Gerade in Wachstumsphasen, in denen Produktentwicklung und effektive Vermarktung im Vordergrund stehen, kann die Dokumentation von Geschäftsvorfällen dadurch ins Hintertreffen geraten.
Doch auch für die Buchhaltung sollten Ressourcen allokiert werden. Geschieht dies nicht, können sich Fehler und Ungenauigkeiten einschleichen, die zu Problemen beim Jahresabschluss sowie zu Steuerrisken führen und letztendlich das Finanzamt auf den Plan rufen können.
Eine sorgfältige und korrekte Buchführung trägt jedoch nicht nur zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften bei, sondern hat auch entscheidende Auswirkungen auf die Erfolgsaussichten eines Unternehmens. Sie kann einen klaren Einblick in dessen finanzielle Lage geben und so die Grundlage für strategische Entscheidungen schaffen.
Während die Anzahl der zu erfassenden Geschäftsvorfälle direkt nach der Gründung noch überschaubar ist und simple Buchführungslösungen ausreichen, müssen sich Gründer*innen mit steigender Zahl der zu verbuchenden Belege nach nachhaltigeren Lösungen umschauen. Um sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren und langfristiges Wachstum sicherstellen zu können, entscheiden sich viele Startups und Scaleups für ein Outsourcen der Buchhaltung.
Die Aufgaben in der Buchhaltung können externe Buchhaltungsservices, Buchhaltungsbüros oder Interim-Buchhalter*innen übernehmen. Diese können die Buchhaltung auch im Ganzen übernehmen, was insbesondere für Unternehmen mit begrenzten internen Ressourcen und limitiertem Fachwissen relevant sein kann.
Eine komplette Auslagerung ist jedoch nicht in allen Fällen sinnvoll. Das gilt zum Beispiel dann, wenn Unternehmen einen gewissen Grad an Kontrolle behalten und nicht alle Geschäftsvorgänge extern verbuchen lassen wollen. In solchen Fällen können einige Finanzdienstleistende flexibel Aufgaben aus den Teilbereichen der Buchhaltung übernehmen.
Diese umfassen:
Neben Buchhaltern und Buchhalterinnen können auch Steuerberater*innen Aufgaben der Buchhaltung oder Teilbereiche aus dieser übernehmen. Im Gegensatz zu externen Buchhaltern und Buchhalterinnen dürfen diese auch Jahresabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV), Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) und Steuererklärungen erstellen. Zudem können sie ihre Kunden und Kundinnen vor Finanzbehörden vertreten.
Meist werden die genannten Dienstleistungen entweder von Dienstleistenden aus den Bereichen der Buchhaltung oder der Steuerberatung angeboten. Es gibt jedoch auch externe Dienstleistende, die Buchhaltung und Steuerberatung unter einem Dach anbieten.
Unabhängig davon, welche Services ein Startup oder Scaleup in Anspruch nimmt, empfiehlt es sich für die Gründer*innen, dass sie sich Grundkenntnisse aneignen, um die Arbeit der Dienstleistenden besser verstehen zu können.
Um die Buchhaltung möglichst fehlerfrei und effizient für eine Auslagerung vorzubereiten, bietet sich die Nutzung eines leistungsfähigen Buchhaltungsprogramms an. Dieses liefert einen umfassenden Überblick und erfüllt bereits die grundlegenden gesetzlichen Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung. Mit der korrekten Nutzung eines entsprechenden Tools kann die Buchhaltung besser für das Outsourcing vorbereitet werden und so zu Zeit- und Kosteneinsparnissen führen.
Des Weiteren bieten viele Buchhaltungssoftwares die Möglichkeit Reportings zu erstellen. Diese sind nicht nur für externe Dienstleistende wertvoll, sondern helfen dem Unternehmen dabei, auch bei einer Auslagerung der Buchhaltung den Überblick über die eigenen Finanzen zu behalten und Berichte für Investoren und Investorinnen zur Verfügung stellen zu können. Auch für den Fall, dass die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleistenden beendet wird, ist eine Software von Vorteil, da in dieser alle Buchungen dokumentiert sind und einfach vom neuen Dienstleistenden oder der internen Buchhaltung weitergenutzt werden kann.
Unternehmen, die die Buchhaltung auslagern, profitieren von einer ganzen Reihe an Vorteilen. Neben dem eingangs erwähnten Zeitgewinn für Kerntätigkeiten sind dies unter anderem die folgenden:
Für eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist Fachwissen essentiell. Buchhaltungsdienstleistende sind Spezialisten und Spezialistinnen auf ihrem Gebiet und bringen neben relevanter Expertise auch Erfahrung mit, welche sie bei verschiedenen Mandanten und Mandantinnen sammeln konnten. Sie kennen sich mit Rechnungslegungsstandards und aktuellen gesetzlichen Vorschriften aus. So kann sichergestellt werden, dass Finanzdaten korrekt erfasst und gemeldet werden. Zudem können sie Optimierungsmöglichkeiten in der Buchhaltung und der Finanzverwaltung meist schneller als andere Stakeholder erkennen.
Auch wenn das Outsourcen der Buchhaltung Kosten verursacht, führt es oft zum Einsparen selbiger. So muss kein internes Personal speziell für die Buchführung eingestellt werden, wodurch keine Kosten für Recruiting, Gehälter, Sozialleistungen oder Fortbildungen anfallen. Auch bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit einem Buchhaltungsservice kommen keine arbeitsrechtlichen Probleme oder Kosten, beispielsweise durch Abfindungszahlungen, für den/die Auftragsgeber*in auf.
Des Weiteren müssen Soft- und Hardware weder gekauft noch instandgehalten werden und Mitarbeitende müssen nicht für die Nutzung von Buchhaltungstools geschult werden.
Ein weiterer Vorteil des Outsourcings ist, dass Haftungsrisiken vermindert werden. Das ist aus zwei Gründen der Fall. Zum einen kennen spezialisierte externe Dienstleistende die Anforderungen des Finanzamts und gehen bei ihrer Arbeit mit der notwendigen Sorgfalt vor. Zum anderen sind Dienstleistende, abhängig vom Vertragswerk, für Fehler in der Buchhaltung zum Teil haftbar. Steuerberatungen müssen sogar in jedem Fall für Schäden haften, die ihren Mandanten und Mandantinnen durch schuldhafte Verletzungen ihrer Berufspflichten entstehen.
Bei der Nutzung von Buchhaltungsservices müssen Unternehmen nur für tatsächlich erbrachte Dienstleistungen zahlen und es entstehen keine festen Gehaltskosten, die unabhängig von der Arbeitslast sind. Stattdessen handelt es sich im Regelfall um Fixkosten wie monatliche Servicegebühren, die gut planbar sind. Die Verwendung von Fixkosten im Rahmen des Outsourcings der Buchhaltung schafft eine klare Kostenstruktur und damit eine bessere finanzielle Planbarkeit. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzen besser zu steuern und ihre Ressourcen effizienter einzusetzen.
Aufgrund des Fachkräftemangels ist Personal für den Finanzbereich derzeit nicht einfach zu finden. Laut einer Studie der Unternehmensberatung Horváth & Partners waren im Dezember 2022 elf Prozent der Stellen im Finance- und Controlling-Abteilungen unbesetzt. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt auch der Fachkräfteindex des Rekrutierungsunternehmens Hays, der 2023 einen Höchststand bei der Nachfrage nach Finanzfachkräften verzeichnet. Unternehmen müssen einen großen Aufwand betreiben, um gute Mitarbeitende zu finden. Buchhaltungsservices sind dementsprechend für viele Firmen eine interessante Alternative. Sie sind in der Regel schneller einsatzbereit, da sie bereits über ein Team von Buchhaltern und Buchhalterinnen und die erforderlichen Ressourcen verfügen. Ein aufwendiger und zeitintensiver Einstellungsprozess kann somit vermieden werden.
Abhängig von den Qualifikationen der Dienstleistenden können die Preise für Buchhaltungsservices stark variieren. Steuerberater*innen kosten beispielsweise oft mehr als Buchhalter*innen, da ihr Aufgabenbereich breiter und die Verantwortung größer ist. Hinzu kommt, dass Steuerberater*innen eine längere und tendenziell anspruchsvollere Ausbildung absolvieren.
Auch die Anforderungen eines Unternehmens bestimmen, wie viel ein Auslagern der Buchhaltung kostet. Beläuft sich die Arbeit nur auf grundlegende Buchführungsdienste, sind die Kosten bei vergleichbarem Umfang der Tätigkeiten niedriger als bei komplexen Aufgaben wie Steuerplanung und -vorbereitung.
Zudem kann das Preismodell je nach Dienstleistenden unterschiedlich aussehen. Während einige Anbieter*innen einen Stundensatz berechnen, verlangen andere einen Pauschalpreis, bieten Pakete für eine bestimmte Anzahl an Buchungen an oder skalieren die Preise basierend in Abhängigkeit vom Umfang der Buchhaltungsarbeiten.
Weitere Faktoren, die eine Rolle spielen, sind die Komplexität des Geschäfts der auftraggebenden Person, die erwünschte Frequenz der Buchführung, die Vertragsdauer und der Standort des Dienstleisters oder der Dienstleiterin.
Trotz der genannten Vorteile stellt sich für viele Unternehmer*innen die Frage, wie sinnvoll ein Outsourcen der Buchhaltung wirklich ist. Schließlich gibt es auch Aspekte, die für ein Selbermachen der Buchhaltung sprechen. Vor allem für Selbstständige und freiberuflich Tätige kann es aus Kostenperspektive Sinn ergeben, die Buchhaltung in Eigenregie zu erledigen. Schließlich lässt sich diese mit der richtigen Software in Umfeldern mit einem geringen Headcount vergleichsweise gut selbst bewältigen, auch wenn dies einen zeitlichen Mehraufwand bedeutet.
Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer sind auch die Anforderungen an die Buchführung und das Thema kann für das Management zu einem erheblichen Zeitfresser werden, da die Routine fehlt. Mit einem höheren Betriebsergebnis steigt die Komplexität und konsequenterweise der Aufwand in der Buchhaltung. Dadurch müssen mehr Ressourcen beansprucht werden. Die Auslagerung von Buchhaltungsaufgaben kann zu einer Entlastung führen und ist für Startups, Scaleups, aber auch für kleinere und mittlere Unternehmen (KMUs) dementsprechend eine attraktive Option.
Ob ein Outsourcen der Buchhaltung für ein Unternehmen Sinn ergibt, muss schlussendlich individuell entschieden werden. Fühlen sich die Gründer*innen bereits durch ihr Kerngeschäft ausgelastet, haben keine Zeit für Weiterbildungen im Rechnungswesen und wollen Fehler in der Buchhaltung vermeiden, sollte eine Auslagerung der Buchführung in Erwägung gezogen werden.
Die Auslagerung der Buchhaltung bietet für Unternehmen viele Vorteile, einschließlich Fehlervermeidung, Fachwissen, Zeitersparnis, Kosteneinsparungen und die Möglichkeit, sich auf das Wachstum und die Entwicklung des Geschäfts zu konzentrieren.
Intern stellt die Buchführung für Unternehmer*innen dagegen einen vergleichsweise hohen Kostenfaktor dar. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es zudem schwer, an spezialisiertes Personal zu kommen. Nichtsdestotrotz ist die Anstellung eines Buchhalters oder einer Buchhalterin für viele Unternehmen eine relevante Option, insbesondere in späteren Wachstumsphasen.
Ein eigenständiges Erledigen der Buchhaltung ohne interne und externe Unterstützung ist primär für Selbstständige und freiberuflich Tätige relevant, doch auch für sie kann sich ein Outsourcen der Buchhaltung zeitlich und finanziell lohnen.
Ob eine Auslagerung der Buchhaltung angestrebt werden soll, ist eine Entscheidung, die entsprechend der individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens getroffen werden muss. Unabhängig davon, wie diese Entscheidung schlussendlich ausfällt, empfiehlt es sich vor allem für junge Unternehmen, eine erste Beratung in Anspruch zu nehmen, um Fehler so früh wie möglich zu vermeiden und die Grundlage für eine verlässliche Buchhaltung zu schaffen.
