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Für Startups und andere kleine Unternehmen stellt die zeitaufwändige Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen oft eine Herausforderung dar. Schließlich geht die monatliche Bearbeitung mit einem enormen Arbeitsaufwand einher und die Abrechnungen müssen rechtzeitig und fehlerfrei erstellt werden, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. In Deutschland müssen Arbeitnehmer beispielsweise innerhalb von zwei Wochen nach Ende des Monats ihre Lohnabrechnung erhalten. Darüber hinaus kann eine fristgerechte Erstellung die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen fördern, da den Mitarbeitern signalisiert wird, dass sie sich auf eine pünktliche Zahlung verlassen können.
Um eine Erstellung der Lohnabrechnung ohne zeitliche Verzögerung gewährleisten zu können, sollten Unternehmen einen oder mehrere Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung abstellen. Aufgrund der Komplexität der Entgeltabrechnung und der teils nicht vorhandenen Wirtschaftlichkeit der Einstellung einer entsprechenden Fachkraft entscheiden sich viele Betriebe jedoch für eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung. Das gilt insbesondere für Startups, Scaleups und KMUs.
Der Hauptgrund für die Auslagerung ist laut des HR-Portals Personalwirtschaft.de allerdings die Überalterung der Fachkräfte in der Lohnabrechnung. Oft gehören diese zu den Babyboomern. Gehen die Abrechner dieser Generation in Rente, finden sich meist keine Nachfolger, da nur wenige Uniabgänger im Payroll-Bereich arbeiten wollen. In der Universität gibt es zudem keinen entsprechenden Ausbildungsbereich.
Dass die Auslagerung der Entgeltabrechnung zunimmt, zeigen auch aktuelle Studien. Laut des Software-Anbieters SD Worx, lag Payroll Outsourcing im Jahr 2022 an dritter Stelle der am häufigsten ausgelagerten HR-Prozesse in europäischen Unternehmen. Öfter wurden nur die Themen „HR-Prozessautomatisierung“ und „Rechtliche Vorschriften“ an externe Dienstleister ausgelagert. Im Vorjahr rangierte das Outsourcing der Lohnbuchhaltung noch auf dem achten Platz.
Besonders beliebt ist das Outsourcen der Lohnbuchhaltung in Belgien. Laut der Studie sind hier nur 26,7 Prozent der befragten Unternehmen bereit, sich selbst um die Lohnbuchhaltung zu kümmern.
Grundsätzlich zeigt die Studie, dass Unternehmen immer offener für eine Zusammenarbeit mit einem externen Partner sind, auch im Rahmen der Lohnabrechnung.
Doch was genau sind die Vorteile, die das Outsourcing der Lohnbuchhaltung immer beliebter machen? Untenstehend sind die wichtigsten Argumente für eine Auslagerung aufgelistet.
Wird die Lohnabrechnung ausgelagert, muss keine dezidierte Fachkraft angestellt werden, die gerade für junge Unternehmen eine signifikante Kostenbelastung bedeuten würde. Personalkosten wie Sozialaufwendungen, Nebenkosten für Weiterbildungen und Kosten, die im Falle einer Kündigung anfallen, können eingespart werden. Ausgaben für eine entsprechende Software fallen ebenso wenig an. Hinzu kommt, dass ein erfahrener Dienstleister Prozesse optimieren und so die Wirtschaftlichkeit erhöhen kann. Auch wenn ein Auslagern der Lohnbuchhaltung mit Kosten einhergeht, sind entsprechende Dienstleistungen aufgrund der genannten Gründe meist günstiger als die Einstellung eines eigenen Lohnbuchhalters.
Das Outsourcen des Prozesses ermöglicht es Unternehmen, sich weniger auf zeitraubende Routineaufgaben wie die Lohnbuchhaltung und mehr auf Kernkompetenzen wie strategische Aufgaben zu konzentrieren. Insbesondere, wenn sich der Gründer oder CEO selbst um die Lohnbuchhaltung kümmert, sorgt die Auslagerung für eine deutliche Zeitersparnis an einer kritischen Stelle im Unternehmen. Dementsprechend ist es für Startups in ihrer Frühphase oft sinnvoll, die Lohnabrechnung auszulagern. Ein Outsourcen reduziert für Unternehmen darüber hinaus den bürokratischen Aufwand, da jeden Monat nur Daten wie Arbeitsstunden, Urlaubsgeld und Zu- und Abgänge von Mitarbeitenden weitergeleitet werden müssen.
Steuerliche Aspekte und Sozialversicherungsgesetze ändern sich ständig und die Gesetze in der Entgeltabrechnung haben im Vergleich zu anderen Bereichen eine kürzere Lebensdauer. Schon vor der COVID-19 war die wachsende Zahl an Vorschriften bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Herausforderung für viele Unternehmen. Im Zuge der Corona-Pandemie hat die Regierung dann im Eiltempo Gesetze verabschiedet und die Situation hat sich weiter verschärft. Die Kompetenzen interner Mitarbeiter stoßen dementsprechend in vielen Fällen an ihre Grenzen. Ein spezialisierter Dienstleister hat das Fachwissen, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden und kann die Lohnabrechnung mit seiner Expertise schnell und zuverlässig durchführen. Unternehmen können so die Anfälligkeit für Fehler und Risiken minimieren und Straf- und Nachzahlungen für nicht ordnungsgemäß erstellte Abrechnungen vermeiden.
Gleichzeitig erhalten fest angestellte Fachkräfte durch qualifizierte Dienstleister oft wertvolles Wissen und bleiben so auf dem neuesten Stand, was etwaige Gesetzesänderungen anbelangt. Bei Fragen und komplizierten Sachverhalten kann der Dienstleister zudem fachkundige Informationen liefern und die jeweils sinnvollste Lösung für das Unternehmen bestimmen.
Die Dienstleistungen für Lohnabrechnungen lassen sich klar budgetieren, da externe Dienstleister vorab ihr Preismodell mit den darin festgelegten Preisen vorstellen. So lässt sich bereits kalkulieren, was die Auslagerung kosten wird. Das Unternehmen behält dadurch die volle Kostenkontrolle, verringert Fixkosten und schont die Liquidität.
Den Vorteilen einer Auslagerung der Lohnbuchhaltung stehen auch einige Nachteile gegenüber, die bei der Entscheidungsfindung im Unternehmen berücksichtigt werden sollten.
Die Zusammenarbeit mit einem Lohn- oder Steuerbüro führt zu einer gewissen Abhängigkeit des Unternehmens vom externen Dienstleister. Dies kann zum einen durch langfristige Verträge bedingt sein. Zum anderen greifen Unternehmen bei der Entgeltabrechnung beim Outsourcing auf das Know-how eines Dienstleisters zurück und riskieren, dass intern vorhandenes Fachwissen schwindet. Da Dienstleister ihr Wissen jedoch oft mit dem internen Personal teilen, ist dieser Punkt nur bedingt relevant.
Während der Dienstleister für die korrekte Durchführung der Lohnabrechnung zuständig ist, liegt die Hauptverantwortung meist beim Auftragsgeber und das Unternehmen kann beispielsweise für eine nicht fehlerfreie Übergabe der Abrechnungen und Betriebsdaten haftbar gemacht werden. Entscheidet sich das Unternehmen für einen erfahrenen Dienstleister, der rechtlich auf dem neuesten Stand ist und alle Abrechnungsdetails kennt, kann das Haftungsrisiko allerdings stark minimiert werden.
Dienstleister erhalten im Rahmen ihrer Arbeit Einblicke in Betriebsinterna und vertrauliche Daten. Für Unternehmen bedeutet das ein partieller Kontrollverlust, unter anderem im Kontext der Datensicherheit. Ein Risiko der Weitergabe von internen Daten durch den externen Dienstleister lässt sich schließlich nie komplett ausschließen. Da in Deutschland ansässige Dienstleister verpflichtet sind, strikt nach deutschen Datenschutzrichtlinien und -standards zu arbeiten, ist der beschriebene Kontrollverlust für Unternehmen jedoch nur selten problembehaftet. Wichtig ist, dass Unternehmen bei der Wahl des Dienstleisters darauf achten, dass dieser sich nach den Sicherheitszertifikaten des Bundesdatenschutzgesetzes richtet und nach ISO 27001 (Sicherheitsstandard für Informationssicherheits-Managementsysteme) zertifiziert ist.
Funktioniert die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Dienstleister nicht einwandfrei, können Verzögerungen und Fehler die Folge sein. Werden die Anforderungen klar an den Dienstleister kommuniziert, lässt sich dieser mögliche Nachteil vermeiden.
Für das Outsourcing der Lohnabrechnung gibt es verschiedene Optionen. So kann der Prozess beispielsweise an Steuerbüros ausgelagert werden. Als Experten in Steuerfragen verfügen Steuerberater meist über umfassende Kenntnisse über die gesetzlichen Bestimmungen für Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Eine weitere Option ist die Auslagerung an ein Buchhaltungsbüro. Diese können in der Regel verschiedene Finanz- und Buchhaltungsaufgaben übernehmen, einschließlich der Lohnabrechnung. Beliebt sind zudem auch andere Dienstleister wie HR-Beratungsunternehmen und freiberufliche Lohnbuchhalter, die entsprechende Services anbieten.
Neben der Auslagerung der Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister haben Unternehmen außerdem die Möglichkeit, die Lohnabrechnung über eine Lohnsoftware zu erledigen. Das ist zwar kein Outsourcing, doch auch hier können externe Dienstleister eine wichtige Rolle spielen, wenn sie helfen, unternehmensinterne Prozesse mithilfe von entsprechenden Tools zu optimieren.
Entscheidet sich ein Unternehmen für das Auslagern der Lohnbuchhaltung, sollte es also auch auf die digitale Kompetenz des Dienstleisters achten. Wichtig sind zudem kompetente und konstante Ansprechpartner sowie ein transparenter Vertrag.
Grundsätzlich zählen die Kostentransparenz sowie die Kostenersparnis zu den genannten Vorteilen des Outsourcings. Da sich die Preisberechnung bei Buchhaltungsbüros und Steuerbüros jedoch unterscheidet, ist die Höhe der Ersparnis abhängig davon, an wen die Lohnabrechnung ausgelagert wird.
Für Steuerberater ist ein pauschaler monatlicher Grundpreis oder ein Preis je Mitarbeiter üblich. Bei der Preisfestsetzung unterliegen Steuerbüros durch die Steuerberatervergütungsordnung Richtlinien, haben jedoch bei der Umsetzung einen gewissen Spielraum. Ihre Preise beziehen sich auf die laufenden, wiederkehrenden Aufgaben, die monatlich für die Lohnbuchhaltung jedes Mitarbeiters anfallen. Für zusätzlichen Aufwand, beispielsweise bei Anmeldung neuer Mitarbeiter, kommen weitere pauschale Gebühren hinzu. Zudem fällt einmalig zu Beginn der Inanspruchnahme der Dienstleistung eine Einrichtungsgebühr an. Je nach Größe des Unternehmens, Anzahl der Mitarbeiter sowie Umfang des Services können so monatlich insgesamt mehrere hundert Euro an Kosten aufkommen.
Im Gegensatz zu Steuerberatern bestehen für Lohnbüros als private Unternehmen keine direkten gesetzlichen Vorgaben, was ihre Preisgestaltung anbelangt. Daher können die Kosten zwischen verschiedenen externen Lohnbuchhaltern variieren. Üblich ist hier eine Aufstellung der Preise in verschiedene Leistungspakete oder eine Staffelung nach Anzahl der Mitarbeiter. Insgesamt liegen diese im Schnitt unter den Kosten von Steuerberatern.
Am günstigsten für Unternehmen ist die Implementierung einer Buchhaltungssoftware. Durch sie entstehen monatliche Nutzungsgebühren, die je nach Programm und der Anzahl der Mitarbeiter variieren. Diese Nutzungsgebühren sind üblicherweise wesentlich niedriger als die regelmäßigen Honorare, die für Dienstleistungen von Lohnbüros oder Steuerberatern berechnet werden. Allerdings muss hier beachtet werden, dass zusätzlich zu den vermeintlich niedrigeren Kosten interne Personalkosten anfallen, die im Zusammenhang mit der Verwaltung und Pflege der Software entstehen.
Wurden alle Kriterien abgewägt und ein externer Dienstleister gewählt, beginnt der Ablauf der ausgelagerten Lohnbuchhaltung. Dieser setzt sich sowohl bei Steuerberatern als auch Lohnbüros aus den gleichen 3 Schritten zusammen:
1. Vorbereitung der externen Lohnbuchhaltung: Zunächst müssen durch das Unternehmen alle relevanten Daten zur Lohnabrechnung an den externen Dienstleister übermittelt werden. Dazu zählen unter anderem Stammdaten der Mitarbeiter, Gehälter und Arbeitszeiten. Auch interne Richtlinien zu Fristen sollten hierbei bedacht werden. Mit den gesammelten Informationen kann die Lohnbuchhaltung eingerichtet werden. Dieser Punkt erfolgt lediglich einmal zu Beginn.
2. Erstellung der Lohnabrechnung: Wurden alle Daten eingepflegt, werden monatlich die Lohnabrechnungen erstellt, wobei übermittelte interne Richtlinien sowie gesetzliche Vorschriften durch den Dienstleister berücksichtigt werden. Wichtig ist, dass das Unternehmen den Dienstleister bei Änderungen, die sich auf die Abrechnungen auswirken, auf aktuellem Stand hält. In welcher Form und in welchem Intervall das geschieht, kann individuell zwischen den Parteien vereinbart werden.
3. Elektronische Datenübermittlung an die relevanten Behörden: Im Anschluss daran vollzieht der Steuerberater oder der Lohnbuchhalter die Datenübermittlung nach der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV). Das umfasst die fristgerechten Meldungen an Sozialversicherungsträger und das Finanzamt. Genau wie Schritt 2 wiederholt sich diese Aufgabe monatlich.
Mit diesen drei Schritten ist der gesamte Prozess der Erstellung der Lohnabrechnung abgedeckt. Je nach Absprache können darüber hinaus jedoch auch die weiteren Aufgaben des internen Payroll-Prozesses durch den Dienstleister absolviert werden. Der Payroll-Prozess umfasst die folgenden Schritte:
Wird die Lohnabrechnung an ein HR-Beratungsunternehmen outgesourct, weicht der Ablauf von dem eben genannten ab. In diesem Fall wird zunächst die Ausgangslage des Unternehmens analysiert und daraus der Bedarf an Unterstützung definiert. Zum Erledigen der festgestellten Aufgaben sowie zum Umsetzen geplanter Maßnahmen setzt das Beratungsunternehmen einen Interim-Buchhalter in dem Unternehmen ein.
Ein Interim-Buchhalter ist eine Fachkraft, die nur temporär eingestellt wird, um vorübergehend die interne Buchhaltung zu entlasten, Personallücken aufzufüllen oder die Lohnbuchhaltungsabteilung mithilfe von Fachkenntnissen zu optimieren.
Diese wird zu Beginn zunächst in die bestehenden Prozesse der Erstellung der Lohnabrechnung im Unternehmen eingeführt und setzt nach der Einarbeitung die geplanten Maßnahmen und anfallenden Aufgaben um. Während des Einsatzes der temporären Fachkraft steht das Beratungsunternehmen jederzeit als Ansprechpartner bereit. Es hält Rücksprache mit dem Unternehmen darüber, inwieweit der eingesetzte externe Buchhalter die gesetzten Ziele erfüllt. Besteht hier noch Optimierungsbedarf, wird der Umfang des Einsatzes entsprechend angepasst.
Der Prozess des Outsourcings der Lohnabrechnung an externe Dienstleister ist in nur wenigen Schritten umsetzbar. In Zeiten, in denen künstliche Intelligenz (KI) in vielen Bereichen immer mehr an Bedeutung gewinnt, stellt sich allerdings die Frage, inwieweit die Erstellung der Lohnabrechnung künftig überhaupt noch durch in- oder externe Personen begleitet werden muss. Ermöglichen die Fähigkeiten von KI in Zukunft womöglich eine vollständig automatische Durchführung der Lohnbuchhaltung? Falls ja, hätte das Outsourcing dann überhaupt noch einen Nutzen?
Bisherige Softwares für die Gehaltsabrechnung arbeiteten vor allem mit festgelegten Algorithmen. Damit ist ihr Einsatz besonders zuverlässig bei der Berechnung grundlegender Gehaltsbestandteile wie Überstunden und Abzügen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Allerdings bieten sie keine Flexibilität, um sich dynamischen Abrechnungsmöglichkeiten oder wechselnden gesetzlichen Vorgaben selbstständig anzupassen. Damit unterscheiden sich traditionelle Softwares in dem Umfang ihrer Leistungen stark in dem von KI-Softwares.
Denn KI-Systeme können Lohnabrechnungen nicht nur durchführen, sondern hierbei verwendete, komplexen Daten verstehen und analysieren. Erkennen sie Fehler oder Unregelmäßigkeiten, können sie diese korrigieren. Gleiches gilt für Verstöße gegen aktuelle Gesetze oder Vorschriften. Zudem erkennen derartige Softwares Zusammenhänge. Das ermöglicht es ihnen, die Ursachen für Probleme zu ermitteln, diesen entgegenzuwirken und so die gesamte Effizienz des Prozesses der Abrechnung zu steigern.
Um diese Vorteile erlangen zu können, entsteht für Unternehmen jedoch ein Mehraufwand bei Implementierung eines KI-Programms. Zunächst müssen die für die Lohnabrechnung verantwortlichen Mitarbeiter im Bereich KI geschult werden. Außerdem muss sichergestellt werden, dass der Einsatz der gewählten Software den Richtlinien zum Datenschutz entspricht. Da die Lohnabrechnung persönliche Daten der Mitarbeiter enthält, müssen strenge Vorgaben eingehalten werden, um die Vertraulichkeit dieser Daten zu gewährleisten. Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen können nicht nur zu rechtlichen Konsequenzen führen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter beeinträchtigen. Vor allem dann, wenn externe Personen sich durch Cyberangriffe Zugriff auf persönliche Daten verschaffen können. Daher ist es unerlässlich, dass die gewählte KI-Software regelmäßig überprüft wird, um potenzielle Sicherheitslücken zu identifizieren und zu beheben.
Insgesamt ist also zu erwarten, dass KI-Systeme in Zukunft immer mehr an Bedeutung bei der Erstellung von Lohnabrechnungen gewinnen werden. KI kann viele Aufgaben der Abwicklung der Lohnabrechnung übernehmen und somit Mitarbeitern mehr Zeit für strategische Aufgaben schaffen. Dennoch wird weiterhin auch menschliche Expertise erforderlich sein, um die Tätigkeiten der KI zu kontrollieren, die Sicherheit des gewählten Programmes zu gewährleisten und bei individuellen Entscheidungen eigene Abwägungen zu treffen. Das alles sind Aufgaben, die ebenfalls durch erfahrene Dienstleister übernommen werden können. Steuerberater oder Lohnbüros, die bereits umfassende Fachkenntnisse im Bereich KI haben, können die Implementierung einer KI für Unternehmen vereinfachen und so einen effizienten Einsatz gewährleisten.
Die Lohnbuchhaltung ist ein in sich geschlossener Prozess, der wenige Überschneidungen mit anderen Funktionen im Unternehmen hat. Dementsprechend lässt er sich relativ problemlos auslagern. Durch das Outsourcen fällt ein komplexer Aufgabenbereich weg und das Unternehmen kann sich mehr dem Kerngeschäft widmen. Ob sich das Auslagern für ein Unternehmen lohnt, muss dieses individuell entscheiden. Gleiches gilt für die Frage, in welcher Form und an wen der Prozess der Erstellung der Lohnabrechnung ausgelagert werden soll. Denn je nachdem, welche der Möglichkeiten für die Auslagerung gewählt wird, kann sich der Umfang der oben genannten Vor- und Nachteile des Outsourcings unterscheiden. Für sehr kleine Firmen kann es beispielsweise mehr Sinn ergeben, Entgeltabrechnungen mit einer Software zu erstellen. Prinzipiell können jedoch alle Unternehmen, die keine internen Fachkräfte für die Lohnbuchhaltung anstellen können oder möchten, vom Auslagern des Lohnabrechnungsprozesses profitieren. Neben externen Dienstleistern werden auch KI-gestützte Systeme Unternehmen in Zukunft immer mehr Unterstützung bei der Erstellung von Lohnabrechnungen bieten können. Unternehmensinterne Probleme, beispielsweise mit HR-Prozessen, kann ein Payroll-Provider allerdings nicht lösen. Hierfür ist ein umfassenderer Beratungsansatz gefragt.
