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Bei der Vielzahl von Kunden und Kundinnen und Aufträgen können Unternehmen schnell den Überblick über bestehende Forderungen verlieren. Die Debitorenbuchhaltung, ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung, hilft, diese offenen Forderungen des Unternehmens gegenüber seinen Schuldnern und Schuldnerinnen zu organisieren und zu verwalten. Zudem kann die Debitorenbuchhaltung im Anschluss für deren Begleichung sorgen.
Zur Vereinfachung der Organisation legen Debitorenbuchhalter*innen für Unternehmenskunden und Unternehmenskundinnen einzelne Forderungskonten an. Auf diesen Konten werden alle offenen Rechnungen und auch Zahlungseingänge des jeweiligen Kunden oder der jeweiligen Kundin dokumentiert. Das Unternehmen erhält so eine strukturierte Übersicht über offene Forderungen und Rechnungseingänge. Diese gibt Unternehmen ein klareres Bild des Zahlungsverhaltens.
Was sind die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit dem Buchen und Managen von Debitoren. Zu den Aufgaben zählt unter anderem das Forderungsmanagement, in dessen Rahmen Debitorenkonten auf offene Forderungen überprüft werden. Bei nicht beglichenen Rechnungen fließt die jeweilige Forderung in einen Mahnprozess ein und es werden Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt.
Die Informationen über offene Rechnungen, welche von der Debitorenbuchhaltung gesammelt werden, stellen wichtige Informationen für die Unternehmensplanung dar. Unter anderem für die Bereiche Marketing und Account Management sind Informationen über das Zahlungsverhalten relevant. Häufig werden die Informationen aus der Debitorenbuchhaltung verwendet, um ein Scoring zu erstellen, mit dem sich das Risiko eines Zahlungsausfalls besser einschätzen lässt.
Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung bildet den Komplementärbegriff zur Debitorenbuchhaltung. Für die Kreditoren ist ein Unternehmen, welches Lieferanten und Lieferantinnen oder Dienstleistenden Geld für Lieferungen oder Dienstleistungen schuldet, der Schuldner. Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich also mit den Schulden eines Unternehmens. Da Kreditoren externe Dienstleistende sind, ist die Kreditorenbuchhaltung eng mit dem Beschaffungswesen in einem Unternehmen verknüpft.