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Laut einer Statista-Studie nutzten im Jahr 2023 89 Prozent der Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden ein ERP-System. In mittelgroßen Organisationen (50 bis 249 Mitarbeitende) lag der Anteil bei 67 Prozent, während 37 Prozent der kleinen Unternehmen (10 bis 49 Mitarbeitende) ein ERP-System verwendeten. Dass ERP-Lösungen bisher vor allem bei großen Strukturen etabliert sind, liegt unter anderem daran, dass kleinere Unternehmen aufgrund der geringeren Komplexität ihrer Abläufe oft keine Notwendigkeit für ein solches System sehen. Dabei kann es für sie genau dieselben Vorteile bieten wie für große Unternehmen.
Organisationen jeder Größe stehen durch die fortschreitende Digitalisierung vor der Herausforderung, ihre Abläufe effizienter und flexibler zu gestalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Systeme ohne ERP-Funktionalität stoßen beim Erreichen dieses Ziels oft an ihre Grenzen, beispielsweise weil sie sich nicht miteinander verknüpfen lassen oder große Datenmengen nicht verarbeiten können. Mit ERP-Systemen können diese Probleme umgangen werden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass künftig voraussichtlich immer mehr Unternehmen auf ERP-Lösungen setzen werden. Laut Prognosen von Statista wird der Umsatz im ERP-Marktsegment in den kommenden Jahren kontinuierlich jährlich über 4 Prozent steigen und 2029 einen neuen Höchstwert von über 61 Milliarden Euro erreichen.
Angesichts dieser Entwicklung stellt sich die Frage, wie die Unternehmen, die sich für ein ERP entscheiden, die Implementierung erfolgreich umsetzen können.
Ein ERP-System ermöglicht die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse und deren Zusammenführung in einer zentralen Datenbank. Dies führt zur Reduzierung manueller Arbeitsschritte, was das Risiko für Eingabe- oder Übertragungsfehler minimiert. Gleichzeitig sorgt die Standardisierung der Abläufe dafür, dass Prozesse zwischen verschiedenen Abteilungen nahtlos ineinandergreifen. Redundante Tätigkeiten entfallen, wodurch Mitarbeitende sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. So lassen sich der Personalaufwand sowie die damit einhergehenden Kosten senken und die Gesamteffizienz des Unternehmens steigern.
Ein weiterer Vorteil ist der Zugriff auf Echtzeit-Daten. Dank zentraler Datenanalysen können Unternehmen jederzeit einen umfassenden Überblick über ihre Abläufe erhalten. Risiken lassen sich frühzeitig erkennen und Chancen umgehend nutzen. Das stärkt die Wettbewerbsfähigkeit.
Zudem vereinfachen ERP-Lösungen die Kommunikation. Alle relevanten Informationen sind an einem zentralen Ort abrufbar, sodass Mitarbeitende standortübergreifend stets Zugriff auf aktuelle und einheitliche Daten haben. Die Transparenz erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und verbessert die Abstimmung mit externen Partnern und Partnerinnen.
Schließlich tragen ERP-Systeme auch zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien bei. Viele moderne Softwarelösungen verfügen über integrierte Prüfmechanismen, die auf Verstöße hinweisen.
Es gibt eine Vielzahl verschiedener ERP-Systeme auf dem Markt. Bei der Entscheidung für eine passende Lösung sind unter anderem die folgenden Faktoren wichtig:
Skalierbarkeit: Ein ERP-System sollte mit dem Unternehmen wachsen. Je anpassungsfähiger eine Software ist, desto besser kann sie auf Veränderungen im Unternehmen reagieren.
Kostentransparenz: Anbieter*innen nutzen unterschiedliche Preismodelle. Wichtig ist eine transparente Kostenstruktur, die klar definiert, welche Funktionen mit dem Erwerb des Systems zur Verfügung stehen und welche Folgekosten anfallen.
Schnittstellen: Ein ERP-System sollte sich problemlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen. Schnittstellen gewährleisten einen reibungslosen Datenaustausch, wodurch Übertragungsfehler vermieden werden und der Arbeitsaufwand reduziert wird.
Internationalisierbarkeit: Unternehmen mit internationalen Geschäftsaktivitäten benötigen eine Software, die die Standards der jeweiligen Länder unterstützt. Dazu zählen neben Sprache und Währung auch gesetzliche Vorgaben sowie die Regularien der Buchhaltung.
Um sicherzustellen, dass ein ERP-System nicht nur die grundlegenden Kriterien erfüllt, sondern optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist, empfiehlt es sich, Ziele, die mit der Implementierung erreicht werden sollen, festzulegen. Durch eine Anforderungsanalyse lässt sich ermitteln, welche Funktionen ein ERP-System in welchem Umfang bieten muss, um diese zu erreichen. Die Anforderungen werden anschließend in einem sogenannten Lastenheft dokumentiert. Dafür ist eine detaillierte Beschreibung der bestehenden Geschäftsprozesse sowie eine Definition der angestrebten Soll-Prozesse erforderlich. Das Lastenheft dient als Grundlage für die Systemauswahl.
Kommt es zu einer Verhandlungsphase, erstellt der Anbieter oder die Anbieterin basierend auf den Inhalten des Lastenhefts ein Pflichtenheft. In diesem werden die Maßnahmen festgelegt, die er oder sie ergreifen wird, um die Anforderungen zu erfüllen. Ein Pflichtenheft ist verbindlich und dient beiden Parteien sowohl als rechtliche Absicherung als auch zur Vermeidung von Missverständnissen.
Eine Entscheidung, vor der man bei der Wahl eines ERP-Systems steht, ist die zwischen einer cloudbasierten oder einer On-Premise-Lösung. Laut dem ERP-Barometer von Forterro nutzten 2024 52 Prozent der Unternehmen, die eine ERP-Software verwenden, ein On-Premise-System, 31 Prozent eine Cloud-Lösung und 16 Prozent eine Kombination beider Optionen.
Bei On-Premise-Systemen wird die Lizenz für ein ERP-System erworben. Anschließend wird es auf den firmeneigenen Servern installiert und von internen Mitarbeitenden verwaltet. Cloud-ERP wird hingegen über einen Webbrowser genutzt. Der Anbieter oder die Anbieterin übernimmt Wartung sowie Verwaltung der IT-Infrastruktur. Daher spricht man bei Cloud-Lösungen auch von Software-as-a-Service für ERP (ERP-SaaS).
On-Premise-Lösungen erfordern hohe Anfangsinvestitionen für Anschaffung und Implementierung. Das interne IT-Team muss viel Zeit für die Inbetriebnahme und die Sicherstellung der Systemstabilität aufwenden. Falls dem Unternehmen hierfür qualifiziertes IT-Personal fehlt, entstehen zusätzliche Kosten für die Rekrutierung. Dieser Aufwand entfällt bei Cloud-Lösungen. Zudem ist für sie keine hohe Anfangsinvestition erforderlich. Stattdessen fallen monatliche Gebühren im Rahmen eines Abosystems an, die sich nach dem Umfang des Systems richten. Grundsätzlich gilt bei cloudbasierten Lösungen, dass nur die Funktionen bezahlt werden, die auch tatsächlich genutzt werden. Da keine zusätzlichen Kosten entstehen, lässt sich der Kostenaufwand gut kalkulieren.
Jedoch geht die Nutzung von Cloud-ERP auch mit Nachteilen einher. Zum einen bringt sie eine Abhängigkeit von dem Anbieter oder der Anbieterin mit sich. Kommt es beispielsweise zu Serverausfällen, müssen Unternehmen darauf vertrauen, dass der Dienstleister oder die Dienstleisterin schnell reagiert. Zum anderen erfordern Cloud-Lösungen, dass sensible Unternehmensdaten auf externen Servern gespeichert werden, was Datenschutzbedenken aufwerfen kann. Deshalb ist es essenziell, bei der Wahl des Anbieters oder der Anbieterin auf hohe Sicherheitsstandards zu achten. Bei On-Premise-ERP behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten und ihre IT-Sicherheit. Allerdings sind sie dementsprechend auch selbst dafür verantwortlich, geeignete Maßnahmen zum Datenschutz zu ergreifen.
Beide Modelle haben Vor- und Nachteile. Welche Lösung besser geeignet ist, hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den verfügbaren Ressourcen ab.
Nach der Auswahl eines passenden Systems folgt dessen Implementierung, die typischerweise in drei Phasen unterteilt ist:
1. Migration der Daten
Bevor die vorhandenen Inhalte in das neue ERP-System übertragen werden, sollten sie strukturiert und hinsichtlich ihrer Relevanz überprüft werden. Anhand dessen wird entschieden, welche Informationen übernommen und welche archiviert oder gelöscht werden. Anschließend werden alle relevanten Daten aus den verschiedenen Quellen zusammengeführt und in das neue System migriert.
Bei Cloud-Lösungen unterstützen die Anbieter*innen das Unternehmen bei diesem Prozess. Sie verfügen über die notwendigen Datenmigrationstools, die in der Regel auch automatische Bereinigungen durchführen und fehlende Werte ergänzen können. Bei On-Premise-Lösungen müssen Unternehmen für diesen Schritt unter Umständen Übertragungstools beschaffen oder externe Dienstleistende hinzuziehen.
2. Durchführung von Schulungen
Ein ERP-System kann nur dann effizient genutzt werden, wenn die Mitarbeitenden sowohl mit der Software selbst als auch mit den neuen Workflows vertraut sind. Daher sollten begleitend zum Implementierungsprozess Schulungen durchgeführt werden.
Bei Cloud-Lösungen liegt der Fokus der Schulungen vor allem auf der Bedienung des Systems und der Anpassung der Arbeitsabläufe an die neuen digitalen Möglichkeiten. Wie zuvor erläutert, spielen bei On-Premise-Lösungen für Mitarbeitende neben der Nutzung der Software auch technische Themen wie die Durchführung von Wartungen eine Rolle.
3. Inbetriebnahme
Nach erfolgreicher Vorbereitung folgt die finale Inbetriebnahme der ERP-Lösung. Hierfür gibt es verschiedene Strategien.
Eine Möglichkeit ist die sofortige Einführung des gesamten Systems, wodurch ein Parallelbetrieb mit den vorherigen Lösungen entfällt. Diese Methode ermöglicht eine schnelle Nutzung, birgt aber hohe Risiken. Treten während der Implementierung Probleme auf oder kommt es zu Ausfällen, kann das die Prozesse des gesamten Unternehmens beeinträchtigen.
Die schrittweise Einführung stellt eine risikoärmere Alternative dar. Dabei erfolgt die Umstellung in mehreren kontrollierten Phasen, sodass Fehler frühzeitig erkannt, bestimmten Abschnitten zugeordnet und behoben werden können. Diese Vorgehensweise verlängert zwar den Gesamtprozess, erleichtert jedoch die Umgewöhnung für die Mitarbeitenden.
Um potenzielle Probleme besser einschätzen zu können, kann vorab eine Pilotimplementierung vorgenommen werden. Dabei wird das System zunächst nur in einem begrenzten Rahmen, zum Beispiel in einer kleinen Abteilung, ausgetestet. So lassen sich Schwachstellen schon vor dem vollständigen Go-Live beheben. Zudem kann Feedback der Nutzer*innen aus der Testphase verwendet werden, um vor der finalen Inbetriebnahme Optimierungen vorzunehmen.
Bei einem hybriden Ansatz werden die genannten Strategien beliebig kombiniert. Beispielsweise werden Kernfunktionen zunächst in einer Pilotphase getestet, während andere Funktionen schrittweise eingeführt werden.
Nach der Implementierung sollte der Erfolg des ERP-Systems bewertet werden, um sowohl die Erreichung der gesetzten Ziele zu überprüfen als auch Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dies erfolgt anhand zuvor definierter Key Performance Indicators (KPIs), die vor und nach der Einführung gemessen werden. Zeigen sich negative Tendenzen oder bleiben bestimmte Werte unerreicht, sollten Anpassungen am ERP-System vorgenommen werden.
Die Überprüfung der KPIs sollte nicht nur einmalig nach der Implementierung, sondern auch regelmäßig im weiteren Verlauf erfolgen. Dadurch können Entwicklungsmöglichkeiten identifiziert werden, die erst im laufenden Betrieb sichtbar sind oder durch betriebliche Veränderungen entstehen.
Kennzahlen, die häufig im Rahmen von ERP-Implementierungen herangezogen werden, sind unter anderem Prozessgeschwindigkeit, Fehlerrate und Personalkosten. Sie lassen sich mit Analysetools ermitteln.
Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der verschiedene Herausforderungen mit sich bringen kann.
Eine der größten Hürden stellt eine fehlende Bereitschaft der Mitarbeitenden dar, sich auf neue Prozesse einzulassen. Widerstand kann dazu führen, dass ein neues System nicht vollständig oder gar nicht angewendet wird und dadurch seinen Nutzen nicht erfüllen kann. In den im Implementierungsprozess vorgesehenen Schulungen sollte daher nicht nur das notwendige Fachwissen vermittelt, sondern auch die Akzeptanz der Mitarbeitenden gefördert werden. Das gelingt, indem Unsicherheiten abgebaut und die Vorteile der Veränderungen klar herausgestellt werden.
Ebenso grundlegend ist die technische Ausstattung. Veraltete Hardware oder Software kann unter Umständen nicht den Anforderungen eines modernen ERP-Systems gerecht werden. In diesem Fall können Modernisierungen oder sogar ein kompletter Austausch notwendig sein, was zusätzliche unerwartete Kosten verursacht. Vor der Entscheidung für ein ERP-System sollte daher die Aktualität der bestehenden technischen Ausstattung geprüft werden.
Ein weiteres Problem kann eine unklare Verantwortungsstruktur sein. Wenn zu viele Personen in die Entscheidungsprozesse eingebunden sind, ohne dass klare Zuständigkeiten festgelegt wurden, kann es schnell zu Unstimmigkeiten und Verzögerungen kommen. Für eine reibungslose Implementierung müssen die Verantwortlichkeiten im Vorfeld eindeutig zugeordnet und kommuniziert werden.
Auch eine schlechte Zeitplanung beeinträchtigt den Prozess. Die Einführung eines neuen ERP-Systems bringt einen nicht zu unterschätzenden Aufwand mit sich. Werden die Zeitfenster zu knapp bemessen, drohen Verzögerungen, die die gesamte Projektplanung durcheinanderbringen können. Um dem vorzubeugen, sollte der Zeitplan in einzelne Phasen unterteilt und mit ausreichend Pufferzeiten für unvorhergesehene Herausforderungen ergänzt werden.
Eine weitere Herausforderung stellt die korrekte Durchführung der Datenmigration dar. Es müssen sämtliche Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Zudem muss die Datenkonsistenz gewährleistet sein. Sind Daten unvollständig oder fehlerhaft, kann das beispielsweise zu falschen Entscheidungen führen. Deshalb sollte die Datenqualität regelmäßig überprüft werden und, falls nötig, Datenschutzexperten oder Datenschutzexpertinnen zurate gezogen werden.
Unternehmen können sowohl bei der Auswahl eines ERP-Systems als auch bei der anschließenden Implementierung auf externe Unterstützung zurückgreifen. ERP-Berater*innen bringen ein hohes Maß an Expertise in dem Bereich mit. Durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen kennen sie eine Vielzahl von Systemen und haben einen Überblick über deren Funktionen und Vorteile. Sie analysieren die Geschäftsprozesse und ermitteln anhand der Ergebnisse, welche Lösung am besten zu den spezifischen Anforderungen einer Organisation passt.
Nach der Systemauswahl können sie den gesamten Implementierungsprozess – von der Installation über die Datenmigration bis hin zum Go-Live – begleiten. Zudem können sie das Change Management übernehmen und Schulungen für die Mitarbeitenden durchführen. Dank ihrer Fachkenntnisse sind ERP-Consultants in der Lage, sämtliche Herausforderungen bei der Implementierung zu bewältigen und den Erfolg der Einführung sicherzustellen.
Auch im Anschluss an die Implementierung können externe Dienstleistende das Unternehmen weiter unterstützen. Da sie das System und dessen Möglichkeiten bereits kennen, können sie bei wechselnden Geschäftsanforderungen schnell geeignete Anpassungen umsetzen.
Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen stellt. Doch sobald es erfolgreich eingeführt wurde, können sie von zahlreichen Vorteilen profitieren. Um den Prozess reibungslos zu gestalten, sind eine sorgfältige Planung und eine strukturierte Umsetzung notwendig. Viele Organisationen setzen dafür auf Unterstützung durch externe ERP-Consultants.
Der ERP-Bereich ist innovationsgetrieben. Künftige Entwicklungen wie beispielsweise der verstärkte Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) oder die zunehmende Verlagerung ins Homeoffice werden die Anforderungen an ERP-Systeme stetig ändern. Anbieter*innen müssen mit kontinuierlichen Weiterentwicklungen reagieren, um den neuen Anforderungen der Unternehmen gerecht zu werden und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Für Organisationen bedeutet diese Dynamik, dass sie ihr ERP-System regelmäßig anpassen müssen, beispielsweise durch die nachträgliche Integration weiterer Funktionen. Nur so lässt sich das volle Potenzial ausschöpfen. Allerdings ist eine Nachrüstung des bestehenden Systems nicht immer umsetzbar und häufig mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Laut des ERP-Barometers 2024 planen 30,6 Prozent der Unternehmen aufgrund mangelnder Anpassbarkeit ihrer ERP-Lösung auf ein anderes System umzusteigen. Um kostenintensive und zeitaufwendige Wechsel zu vermeiden, ist es ratsam, schon bei der Erstimplementierung auf flexible Lösungen zu setzen.
Ein vielversprechender Ansatz dafür ist Composable-ERP – ein modular aufgebautes System, das es Unternehmen ermöglicht, einzelne Funktionen nach Bedarf hinzuzufügen oder auszutauschen. Durch KI-gestützte Prozesse bietet es eine hohe Agilität und kann sich schnell an neue Anforderungen anpassen. Auch Low-Code-Plattformen erhöhen die Flexibilität: Mithilfe intuitiver Dashboards können Mitarbeitende ohne tiefgehende IT-Kenntnisse eigenständig Anpassungen vornehmen und so interne Abläufe in kürzester Zeit optimieren.
Beide Varianten basieren auf Cloud-Technologien. Dass diese voraussichtlich immer mehr an Bedeutung gewinnen werden, spiegelt sich auch in Prognosen wider. Laut des ERP-Barometers 2024 wird die Zahl der Unternehmen, die auf On-Premise-Systeme setzen, in den nächsten zwei Jahren um 20 Prozent sinken, da Unternehmen vermehrt hybride Lösungen oder Cloud-Systeme bevorzugen. Mit dem Umstieg auf moderne Lösungen legen Unternehmen die Grundlage für eine zukunftsfähige IT-Strategie.
