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Die sich stetig ändernde technologische Landschaft zwingt viele Unternehmen dazu, sich an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Laut einer Umfrage der PwC Deutschland stellt im Rahmen der Digitalisierung die Optimierung von Finanzprozessen für 34 Prozent der befragten Organisationen im Jahr 2024 die höchste Priorität dar. 38 Prozent planen in den nächsten drei bis fünf Jahren die Modernisierung ihrer Finanzprozesse abzuschließen. Im Fokus der Prozessoptimierungen liegt aktuell vor allem der Umstieg von manuellen zu automatisierten Finanzprozessen sowie die Aktualisierung bestehender digitaler Prozesse.
Neben der Digitalisierung erfordern auch sich wandelnde wirtschaftliche Rahmenbedingungen eine Anpassung von Finanzprozessen. Die zunehmende Komplexität der Märkte, steigende Kosten und verschärfte regulatorische Anforderungen erhöhen den Handlungsdruck.
Angesichts dieser Herausforderungen stellt sich die Frage: Wie gelingt die Optimierung und Digitalisierung von Finanzprozessen?
Finanzprozesse umfassen alle Abläufe, die mit der Beschaffung, Verwaltung und Verwendung finanzieller Mittel in einem Unternehmen verbunden sind. Dadurch, dass sie die ordnungsgemäße Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Sicherstellung der Liquidität gewährleisten, sind sie ausschlaggebend für die finanzielle Stabilität und Transparenz von Organisationen. Als Finanzprozesse zählen unter anderem Buchhaltung, Cashflow-Management, Budgetierung sowie Kapitalbeschaffung. All diese Aufgaben werden in Unternehmen in der Regel durch die Finanzabteilung durchgeführt.
Prozessoptimierungen, egal ob in der Finanzabteilung oder anderen Unternehmensbereichen, zielen grundsätzlich darauf ab, die Effizienz zu steigern. Welche spezifischen Ziele darüber hinaus angestrebt werden, kann je nach Unternehmen, Abteilung und Grund des Optimierungsbedarfs variieren. Häufige Ziele bei Anpassungen von Finanzprozessen sind:
Kostensenkung: Mit Optimierungen können der Arbeitsaufwand reduziert und Ressourcen effizienter eingesetzt werden, um Kosten einzusparen.
Qualitätsverbesserung: Durch die Automatisierung finanzrelevanter Geschäftsprozesse können Effizienz und Effektivität von Abläufen verbessert werden.
Risikominimierung: Bei Anpassungen können Schwachstellen im Prozess identifiziert und beseitigt werden, was das Fehlerrisiko senkt und die Sicherheit erhöht.
Flexibilität: Optimierte Prozesse können es Unternehmen ermöglichen, schneller auf Veränderungen reagieren zu können und so ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Mitarbeiterzufriedenheit: Effizientere Prozesse können bessere Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter mit sich bringen und so zu einer höheren Motivation führen.
Um die Effizienz von Finanzprozessen nachhaltig verbessern zu können, müssen bestehende Herausforderungen, die diese Prozesse beeinträchtigen, identifiziert und gezielt angegangen werden. Zu den häufigsten Schwachstellen zählen:
Mangelnde Automatisierung: In vielen Unternehmen werden Finanzprozesse, wie beispielsweise das Reporting oder die Rechnungsstellung, nach wie vor manuell durchgeführt. Manuelle Abläufe sind nicht nur zeitaufwändig und fehleranfällig, sondern führen auch zu ineffizienten Arbeitsabläufen und einem erhöhten Arbeitsaufwand. Das treibt die Kosten in die Höhe.
Veraltete Technologien: Teils sind Prozesse zwar digitalisiert, jedoch nicht auf dem aktuellsten Stand. Veraltete Technologien werden häufig nicht mehr den bestehenden Anforderungen gerecht. Sie sind langsamer, anfälliger für Sicherheitslücken und bieten weniger Flexibilität als neue Software. Das kann die Produktivität von Finanzabteilungen erheblich beeinträchtigen.
Fehlende Transparenz: Wenn Finanzdaten nicht klar und übersichtlich erfasst oder zugänglich gemacht werden, haben Entscheidungsträger keinen vollständigen Überblick über die finanzielle Lage eines Unternehmens. Chancen und Risiken werden übersehen, wodurch es zu Fehlentscheidungen kommen kann.
Unzureichende Datenintegrität: Eine weitere häufige Schwachstelle ist eine mangelnde Datenintegrität. Finanzprozesse erfordern präzise und konsistente Daten, um verlässliche Ergebnisse zu liefern. Sind Zahlen veraltet oder in verschiedenen Systemen verstreut, kann dies zu Inkonsistenzen und Fehlern führen, die die Genauigkeit von Finanzberichten beeinträchtigen.
Mangelndes Risikomanagement: Das Risikomanagement ist ein Bereich mit Einfluss auf alle Finanzprozesse, der jedoch häufig vernachlässigt wird. Unternehmen, die potenzielle Risiken nicht frühzeitig erkennen und darauf reagieren, können ihre finanzielle Stabilität gefährden.
Um dauerhaft Verbesserungen erzielen zu können, bedarf es neben Optimierungen auch einer passenden Vor- und Nachbereitung. Der Ablauf einer Prozessoptimierung umfasst daher typischerweise die folgenden fünf Schritte:
Welche Methoden zur Prozessoptimierung geeignet sind, ist abhängig von der Ausgangssituation eines Unternehmens. Wird ein Großteil der Prozesse bisher manuell absolviert, sollte die Digitalisierung dieser im Vordergrund stehen. Besteht hingegen eine funktionierende, digitale Prozesslandschaft, kann deren Optimierung oder eine Umstrukturierung zu mehr Effizienz verhelfen.
Eine Möglichkeit, die internen Finanzprozesse zu verbessern, ist eine Überarbeitung der Prozessstruktur. Dabei geht es nicht nur um die Anpassung der einzelnen Abläufe innerhalb eines Prozesses, sondern auch um die Organisation und Zusammenführung der verschiedenen Teilprozesse zu einem effizienten Gesamtprozess.
Durch Umstrukturierungen können die Reihenfolge der Arbeitsschritte optimiert und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Bereichen erkannt werden. Dies ermöglicht die Einrichtung von Schnittstellen zwischen einzelnen Prozessen. Ziel ist es, Ressourcen zu sparen und die Effizienz zu steigern, indem reibungslose Übergänge sichergestellt werden. Klare Prozessstrukturen erleichtern zudem die Nachvollziehbarkeit von Verantwortlichkeiten, was sowohl für die Mitarbeiter als auch das Monitoring von Vorteil ist.
Ein Beispiel für eine Umstrukturierung ist die Vereinfachung von Genehmigungsprozessen. Müssen Ausgaben durch mehrere Abteilungen genehmigt werden, bevor sie getätigt werden dürfen, kann der Prozess so strukturiert werden, dass bestimmte Genehmigungsschritte zusammengelegt oder eliminiert werden. So wird Doppelarbeit vermieden und ein effizienterer und schnellerer Entscheidungsprozess erzielt.
Durch eine Prozessdigitalisierung können manuelle und damit zeitaufwändige und fehleranfällige Abläufe automatisiert werden. Ein grundlegender Aspekt der Digitalisierung ist die Einführung moderner Finance Software. Welche Tools geeignet sind, ist abhängig von der Unternehmensgröße sowie dem Aufgabengebiet, das digitalisiert werden soll. Einige Systeme sind so konzipiert, dass sie eine Vielzahl von Funktionen integrieren und damit mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig abdecken.
Unter anderem werden folgende Bereiche häufig im Rahmen einer Prozessdigitalisierung automatisiert:
Datenerfassung: Die Erfassung von Zahlen ist Grundlage für viele Finanzprozesse. Durch geeignete Systeme können Daten aus unterschiedlichen Quellen automatisch erfasst und in ein zentrales System integriert werden. Die Automatisierung der Datenerfassung minimiert das Risiko von Eingabefehlern und sorgt für konsistente Datenbestände. Während bei manueller Eingabe Daten erst dann verfügbar sind, wenn sie durch Mitarbeiter eingepflegt wurden, ermöglicht die Digitalisierung eine Verarbeitung großer Datenmengen in Echtzeit.
Cashflow-Management: Mit dem Cashflow-Management wird die Liquidität von Unternehmen sichergestellt. Digitalisierte Systeme ermöglichen die Echtzeitüberwachung und Analyse des Cashflows sowie Prognosen künftiger Zahlungsströme. Dadurch können Organisationen gewährleisten, dass jederzeit ausreichend Mittel zur Deckung ihrer Verbindlichkeiten vorhanden sind. Zudem ermöglichen die Systeme eine präzise Steuerung finanzieller Ressourcen, was zur Stabilität und langfristigen Planungssicherheit beiträgt.
Belegmanagement: Das Erfassen, Verarbeiten und Verbuchen von Belegen ist eine der Hauptaufgaben der Buchhaltung. Werden alle Belege digital erfasst, besteht die Möglichkeit, diese zu filtern und so spezifische Belege schneller zu finden. Zudem können durch Digitalisierung Buchungen und Auswertungen automatisch vorgenommen beziehungsweise erstellt werden.
Mahnwesen: Das Mahnwesen umfasst die Überwachung von Zahlungsfristen und das Versenden von Zahlungserinnerungen bei Zahlungsverzug. Durch Automatisierung des Forderungsmanagements können Zahlungseingänge in Echtzeit überwacht und bei Fälligkeit automatisch Mahnungen generiert und versendet werden. Dies führt zu einer schnelleren, konsistenten Nachverfolgung offener Forderungen und verringert die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen.
Rechnungsfreigaben: Rechnungen müssen vor Zahlung geprüft und genehmigt werden. Moderne Finance Systeme ermöglichen es, Rechnungen automatisch an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe weiterzuleiten. Nach der Freigabe wird die Zahlung direkt eingeleitet, um Verzögerungen zu reduzieren.
Risikomanagement: Im Risikomanagement geht es darum, finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu bewerten, um entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Geeignete Software analysiert Daten automatisch und identifiziert in Echtzeit potenzielle Herausforderungen wie Zahlungsengpässe oder Währungsschwankungen. Diese proaktive Risikoerkennung ermöglicht es Unternehmen, präventiv zu handeln und ihre finanzielle Stabilität zu sichern.
Berichtswesen: Das Berichtswesen umfasst die Erstellung von Finanzberichten für interne und externe Zwecke. Durch eine digitale Echtzeit Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen können Berichte automatisch erstellt werden. Eine präzise Berichterstattung unterstützt schnelle und fundierte Entscheidungsprozesse.
Wurden alle Finanzprozesse weitestmöglich digitalisiert und in eine effektive Prozessstruktur mitsamt Schnittstellen integriert, besteht noch das Potenzial zur Optimierung der einzelnen Abläufe. Dies kann durch die Identifikation und Behebung von Engpässen und die Implementierung zusätzlicher Automatisierungsschritte erfolgen. Die Technologie schreitet stetig voran. Bleiben Unternehmen hier auf dem neuesten Stand, kann die Effizienz weiter gesteigert werden. So gewinnen beispielsweise Systeme, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren, zunehmend an Relevanz bei der Optimierung von Forecasts und bieten so die Möglichkeit, präzisere Vorhersagen über zukünftige finanzielle Entwicklungen zu treffen, als allein durch automatisierte Datenauswertungen möglich wäre.
Eine Erfolgsmessung der bestehenden Prozesse kann ebenfalls Aufschluss darüber geben, welche weiteren Optimierungen sinnvoll sind. Wie Du den Erfolg Deiner Prozesse messen kannst, erfährst Du im nächsten Abschnitt.
Unabhängig davon, welche Methoden zur Prozessoptimierung gewählt wurden, ist am Ende eine Erfolgsmessung erforderlich, um das volle Potenzial aus Optimierungen ziehen zu können. Hierfür werden nach der Umsetzung von Optimierungen die Ergebnisse anhand spezifischer Kennzahlen bewertet. Diese werden jeweils vor und nach Durchführung einer Optimierungsmaßnahme gemessen und dann miteinander verglichen. Die Auswahl der relevanten Kennzahlen sollte sich an den gesetzten Zielen orientieren. Wurden konkrete Zahlenwerte als Ziele festgelegt, lässt sich direkt ablesen, ob diese erreicht wurden. Gab es keine spezifischen Vorgaben, die erreicht werden sollten, lässt sich erkennen, ob es bei der Entwicklung der Kennzahlen einen positiven oder negativen Trend gibt.
Eine aussagekräftige Bewertung erfordert die Verwendung einer breiten Palette von Kennzahlen, um verschiedene Leistungsaspekte abzudecken und Fehlinterpretationen zu vermeiden. Kennzahlen, die häufig im Rahmen von Optimierungen von Finanzprozessen ausgewertet werden, sind zum Beispiel:
Cost Income Ratio: Diese Kennzahl misst das Verhältnis der Betriebskosten zu den Erträgen eines Unternehmens. Erfolgreiche Optimierungen sorgen dafür, dass Ausgaben effizienter kontrolliert werden können und so die Cost Income Ratio sinkt.
Cost per Invoice: Der Wert dieses Key Performance Indicators (KPI) gibt an, wie hoch die Gesamtkosten für die Bearbeitung einer Rechnung sind. Konnte die Effektivität des Handelns der Buchhaltung gesteigert werden, sinken die Kosten.
Invoice Lead Time: Hiermit wird die Zeitspanne angegeben, die vom Erhalt einer Rechnung bis zur Verarbeitung der Zahlung benötigt wird. Durch Automatisierungen kann die Dauer verkürzt werden. Ein kurzer Invoice Lead Time steht für eine hohe Effizienz im Kreditorenabrechnungsprozess.
Touchless Processing Ratio: Ein Prozentsatz, der angibt, wie viele Rechnungen den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess durchlaufen können, ohne, dass Mitarbeiter manuell eingreifen müssen. Ist der Wert hoch, spricht das für eine hohe Automatisierungsquote und dafür, dass geeignete Tools genutzt werden.
Working Capital Ratio: Anhand dieses Wertes lässt sich die Fähigkeit eines Unternehmens bewerten, kurzfristige Verbindlichkeiten zu decken. Hierfür wird die Differenz der Verbindlichkeiten zum Umlaufvermögen ermittelt. Steigt die Working Capital Ratio, konnten Optimierungen die finanzielle Stabilität bessern.
Cash Conversion Cycle: Diese Kennzahl gibt die Dauer an, die eine Organisation benötigt, um eine Investition durch Verkäufe wieder in Cashflow umzuwandeln. Strukturierte Prozesse vereinfachen die Cashflowplanung und beschleunigen damit den Cash Conversion Cycle.
Transactions Error Rate: Mit dieser Quote wird ersichtlich, wie exakt Prozesse ablaufen. Ist die Prozessqualität hoch, müssen nur selten Korrekturen an Finanzdokumenten vorgenommen werden.
Wie bereits in der Auflistung der Methoden zur Prozessoptimierung ersichtlich wird, kann der Umstieg von manuellen Prozessen zu digitalen Prozessen einen hohen Nutzen mit sich bringen. Automatisierte Finanzprozesse bieten vor allem in Bezug auf Geschwindigkeit, Genauigkeit und Transparenz erhebliche Vorteile. Durch den Einsatz moderner Finance Systeme können Finanzdaten zentral erfasst und in Echtzeit verarbeitet werden, was das Risiko für Fehler minimiert. Außerdem werden Mitarbeiter entlastet: Aufgaben, die manuell viel Zeit und Sorgfalt erfordern, werden durch digitale Systeme schneller und genauer erledigt, wodurch Mitarbeiter sich verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren können.
Dennoch gibt es auch einige Herausforderungen. Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert sowohl finanzielle als auch zeitliche Ressourcen. Anfangs können die Kosten hoch sein, insbesondere für die Implementierung neuer Systeme und die Schulung von Mitarbeitern. Zudem ist die Integration bestehender Prozesse in neue Systeme oft komplex und erfordert eine sorgfältige Planung. Doch sobald die Systeme etabliert und die Mitarbeiter im Umgang damit erfahren sind, reduzieren sich Aufwand und Kosten. Allerdings steigt auch der Bedarf an Investitionen in die Datensicherheit. Da sensible Finanzdaten digital erfasst und verarbeitet werden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass diese Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren, sind der Einsatz moderner Sicherheitstechnologien, regelmäßige Updates und Schulungen der Mitarbeiter erforderlich.
Insgesamt beziehen sich die Herausforderungen vor allem auf die Phase der Umstellung. Betrachtet man den Umstieg auf digitale Prozesse im langfristigen Kontext, überwiegen die Vorteile, da er eine deutliche Effizienzsteigerung bringt und damit auf Dauer die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens in einer zunehmend digitalen Welt sichert.
Regelmäßig vorkommende Schwachstellen in Finanzprozessen wie fehlende Automatisierung oder unzureichende Datenintegrität unterstreichen die Notwendigkeit zur Optimierung von Finanzprozessen. Durch gezielte Maßnahmen wie Digitalisierung und Prozessstrukturierung können Unternehmen ihre Finanzprozesse nicht nur effizienter gestalten, sondern auch die Qualität, Flexibilität und Sicherheit ihrer Abläufe erheblich verbessern.
Die fortlaufende Weiterentwicklung der Technologie und die zunehmende Komplexität der Märkte werden in Zukunft weitere Anpassungen und Optimierungen erforderlich machen. Es ist nicht ausreichend, bestehende Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern – Unternehmen müssen zusätzlich offen für die Integration neuer Technologien und Methoden sein, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Der Einsatz von KI könnte beispielsweise künftig Finanzprozesse grundlegend verändern. Das untermauert der Report The State of Finance Digitisation 2023–2024, eine Befragung von 750 Finance Professionals durch den Softwareanbieter Moss. 74 Prozent der Befragten sagen, dass sie aktuell KI oder Machine Learning in ihre Workflows integrieren. 14 Prozent haben dies bereits getan. Nur zwölf Prozent planen aktuell nicht, ihre Prozesse mit KI zu optimieren.
Insgesamt ist ein erfolgreicher Optimierungsprozess also nicht nur ein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Anpassungen und Verbesserungen erfordert. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, können langfristig ihre Finanzprozesse stabilisieren und so die Grundlage für eine gute Marktposition schaffen.
