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Durch die fortschreitende Digitalisierung ist der Einsatz von Softwarelösungen, mit denen Prozesse automatisiert und beschleunigt werden können, in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Dass dies auch im Personalbereich der Fall ist, zeigt der HR Software Report der HR-Fachzeitschrift Personalmanager aus dem Jahr 2024. 93 Prozent der für die Studie befragten Personen gaben an, die Bedeutung digitaler Tools für das HR Management als hoch bis sehr hoch einzuschätzen und 88 Prozent, dass sie HR Software in ihrem Unternehmen einsetzen. Allerdings sind 22 Prozent der Nutzer*innen mit ihrer aktuellen Lösung unzufrieden. 15 Prozent planen daher, innerhalb eines Jahres zu einem anderen Anbieter oder einer anderen Anbieterin zu wechseln. Die Hauptgründe dafür sind unter anderem eine unzureichende Benutzerfreundlichkeit, fehlende Schnittstellen sowie ein zu geringer Funktionsumfang.
Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wie Unternehmen vorgehen sollten, um eine langfristig passende Lösung zu finden.
HR Software ist eine digitale Lösung, mit der Prozesse im Personalwesen verwaltet werden können. Je nach Anbieter*in variieren ihre Funktionen, grundsätzlich lässt sie sich jedoch in drei Hauptkategorien unterteilen: Human Resource Information Systems (HRIS), Human Capital Management Systems (HCMS) und Human Resource Management Systems (HRMS).
HRIS konzentrieren sich vor allem auf administrative Aufgaben und ermöglichen die Verwaltung, Organisation sowie Vernetzung von Mitarbeiterdaten. Eine erweiterte Version davon sind HRMS, die zusätzlich Funktionen für das Talentmanagement und die Erfassung von An- und Abwesenheiten bieten. HCMS gehen noch einen Schritt weiter: Hier werden Mitarbeitende als Ressource betrachtet, die gefördert werden muss. Deshalb übernehmen HCMS neben Verwaltungsaufgaben auch strategische Funktionen wie Personalentwicklung und Leistungsmanagement.
In der Praxis sind die Übergänge zwischen diesen Kategorien häufig fließend. Viele moderne Systeme kombinieren Funktionen aus verschiedenen Bereichen, sodass eine genaue Zuordnung nicht immer möglich ist.
HR Software unterscheidet sich nicht nur in ihrem Funktionsumfang, sondern auch in der Art der Bereitstellung. Unternehmen haben die Wahl zwischen On-Premise-Lösungen und Cloud-Software.
Bei On-Premise-Systemen kauft das Unternehmen eine Lizenz und installiert die Software auf den eigenen Servern. Es ist selbst für die Inbetriebnahme und Wartung verantwortlich, was mit einem hohen IT-Aufwand verbunden ist.
Bei Cloud-Lösungen werden alle Daten auf externen Servern gespeichert, die über das Internet zugänglich sind. Der Anbieter oder die Anbieterin übernimmt den gesamten Betrieb der IT-Infrastruktur und sorgt dafür, dass das System auf dem aktuellen Stand bleibt. Zudem bieten Cloud-Lösungen viel Flexibilität, da sie ortsunabhängig genutzt werden können. Das ist vor allem für Unternehmen, die Homeoffice-Optionen anbieten, ein Vorteil.
Allerdings gehen Cloud-Modelle auch mit Risiken einher. Organisationen begeben sich in eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter oder von der Anbieterin. Kommt es zu technischen Problemen oder Ausfällen, sind sie darauf angewiesen, dass diese zeitnah behoben werden. Außerdem kann die externe Speicherung von Unternehmensdaten ein Datenschutzrisiko darstellen. Unternehmen müssen daher sorgfältig prüfen, ob die Sicherheitsstandards ihren Anforderungen entsprechen.
Im Gegensatz dazu behalten sie bei On-Premise-Lösungen die volle Kontrolle über ihre Daten und deren Sicherheit. Dies bedeutet jedoch auch, dass sie selbst für die Sicherstellung des Datenschutzes zuständig sind und die damit verbundenen Kosten tragen müssen.
Beide Modelle bieten demnach unterschiedliche Vor- und Nachteile. Letztlich hängt die Entscheidung daher von den spezifischen Anforderungen und den verfügbaren Ressourcen eines Unternehmens ab.
Neben Cloud-Software und On-Premise-Systemen gibt es noch weitere Lösungsansätze. Dazu zählen beispielsweise hybride Systeme, bei denen sensible Daten lokal gehostet werden, während andere Funktionen über eine Cloud laufen. Auch Desktop-basierte HR Software, die lokal auf einzelnen Rechnern installiert wird, existiert noch, ist heutzutage aber nicht mehr etabliert.
Die Kosten für HR Software variieren je nach gewählter Bereitstellungsform.
Bei On-Premise-Systemen richtet sich der Preis nach Funktionsumfang und Nutzeranzahl, liegt jedoch meist im fünfstelligen Bereich. Hinzu kommen laufende Kosten für den Betrieb des Systems, etwa für IT-Personal, externe Dienstleistende oder zusätzliche Hardware. Diese Ausgaben steigen mit zunehmender Komplexität der Software und sind nur schwer im Voraus kalkulierbar.
Cloud-Lösungen erfordern keine hohe Anfangsinvestition. Stattdessen zahlen Unternehmen eine monatliche oder jährliche Gebühr, die je nach Anbieter*in und Unternehmensgröße in der Regel zwischen fünf und 30 Euro pro Mitarbeiter*in pro Monat beträgt. Hierbei wird grundsätzlich nur für die tatsächlich genutzten Services gezahlt. Werden später zusätzliche Dienste benötigt, steigen die Gebühren. Darüber hinaus fallen in der Regel lediglich Kosten für Schulungen an, da Wartung und technische Betreuung, wie bereits erläutert, vollständig vom Anbieter oder von der Anbieterin übernommen werden. Das erleichtert die Kostenplanung. Allerdings sollte bedacht werden, dass sich die monatlichen Gebühren mit der Zeit stark summieren können, insbesondere bei einer hohen Anzahl an Mitarbeitenden. Um die Kosten vergleichen zu können, sollten sie daher über die gesamte Nutzungsdauer betrachtet werden.
Wie eingangs erwähnt, gehört eine höhere Effizienz zu den größten Vorteilen der Nutzung von HR Software. Durch die Digitalisierung von Prozessen lassen sich manuelle, wiederkehrende Aufgaben reduzieren. Die gewonnene Zeit können HR-Teams für strategische Themen nutzen. Dadurch tragen sie stärker zur Erreichung der Unternehmensziele bei.
Ein weiterer Vorteil ist die zentrale Speicherung aller Daten. HR-Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln, um relevante Informationen abzurufen. Dadurch kann auch die Anzahl an Rückfragen sinken, was zusätzlich Zeit spart.
Darüber hinaus legt HR Software die Grundlage für datengetriebene Entscheidungen. Alle Kennzahlen stehen in Echtzeit zur Verfügung, wodurch Analysen und Reportings präziser gestaltet werden können.
Nicht zuletzt trägt HR Software auch zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung der Beschäftigten außerhalb des HR-Teams bei. Sie haben jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Daten und können einfache administrative Aufgaben wie Urlaubsanträge oder Adressänderungen eigenständig mit wenigen Klicks erledigen. Dadurch werden HR-Prozesse für sie transparenter und die HR-Abteilung wird entlastet.
Der Markt bietet eine Vielzahl an HR-Systemen, doch nicht alle erfüllen gleichermaßen die Anforderungen jedes Unternehmens. Daher ist ein sorgfältiger Auswahlprozess unerlässlich.
Damit eine Software bestmöglich zur Effizienzsteigerung beitragen kann, muss sie einige grundlegende Kriterien erfüllen:
Flexibilität: Die Lösung sollte mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen. Lassen sich Funktionen flexibel hinzufügen oder entfernen, kann bei Veränderungen, beispielsweise bedingt durch Unternehmenswachstum, ein aufwendiger Systemwechsel vermieden werden.
Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Oberfläche erleichtert sowohl HR-Mitarbeitenden als auch anderen Beschäftigten die Nutzung. Das steigert nicht nur ihre Akzeptanz gegenüber der neuen Software, sondern ermöglicht es ihnen auch, Aufgaben im System schneller durchzuführen.
Kompatibilität: Die Software sollte sich problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. Mit Schnittstellen zu anderen Systemen kann eine reibungslose Datenübertragung sichergestellt werden.
Datensicherheit: Da Softwarelösungen mit sensiblen Personaldaten arbeiten, sind höchste Sicherheitsstandards erforderlich. Aspekte wie eine verschlüsselte Datenübertragung und regelmäßige Sicherheitsupdates sind essenziell, um einen Datenschutz zu gewährleisten und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
Zusätzlich zu diesen allgemeinen Kriterien gibt es spezifische Anforderungen, die je nach Unternehmensstruktur variieren. Jeder Auswahlprozess sollte daher mit einer detaillierten Bedarfsanalyse beginnen. Hierbei wird unter anderem ermittelt, welche Aufgaben die Software übernehmen soll, für wie viele Mitarbeitende sie genutzt wird und wie komplex die jeweiligen Prozesse sind. Diese Aspekte werden in einem sogenannten Lastenheft festgehalten. Anschließend wird geprüft, welche Softwarelösungen am besten geeignet sind, um diese Kriterien zu bedienen. Um sich ein realistisches Bild von den Systemen zu machen, können Unternehmen Produktdemos anschauen, Test-Accounts anfordern oder Gespräche mit den Anbietern und Anbieterinnen führen. So lassen sich nicht nur technische Details überprüfen, sondern auch erste praktische Erfahrungen mit der Software sammeln.
Wenn eine Lösung überzeugt, geht es in die Verhandlungsphase. Der Anbieter oder die Anbieterin erstellt ein Pflichtenheft, in dem festgehalten wird, wie er oder sie die gewünschten Anforderungen umsetzen wird. Sind sich beide Seiten einig, kann ein Vertrag aufgesetzt und die Implementierung vorbereitet werden.
Nach der Installation auf den Servern oder, bei Cloud-Lösungen, der Freischaltung des Zugangs zur Plattform, beginnt die Migration aller relevanten Daten. Anbieter*innen von Cloud-Systemen stellen ihren Nutzern und Nutzerinnen hierfür Datenmigrationstools zur Verfügung. Bei On-Premise-Lösungen sind Unternehmen selbst dafür verantwortlich, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen.
Im Anschluss an die Datenübertragung folgt das Change Management. Damit die neue Software effizient genutzt werden kann, müssen Mitarbeitende umfassend geschult werden. Bei Cloud-Lösungen liegt der Fokus dabei vor allem auf der Anwendung des Tools. Bei On-Premise-Lösungen sind zusätzlich Schulungen zu technischen Aspekten wie Wartung und Systemaktualisierungen erforderlich. Zudem sollten im Rahmen des Change Managements die Vorteile des neuen Systems vermittelt werden, um die Akzeptanz und Bereitschaft gegenüber dessen Einführung zu fördern. Dieser Schritt zieht sich durch den gesamten Implementierungsprozess.
In vielen Unternehmen, insbesondere mit großen oder komplexen Strukturen, wird nach Abschluss aller Vorbereitungen zunächst eine Pilotphase durchgeführt, in der das System in einem begrenzten Rahmen getestet wird. So können sich Mitarbeitende vorab mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut machen und sich von den damit einhergehenden Verbesserungen überzeugen. Gleichzeitig bietet eine Pilotphase die Gelegenheit, potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor die Software im gesamten Unternehmen ausgerollt wird.
Abschließend erfolgt die finale Einführung des Systems. Nach der Inbetriebnahme ist es wichtig, den Erfolg regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf Optimierungen vorzunehmen, um einen langfristigen Erfolg sicherzustellen.
Während all dieser Schritte können verschiedene Herausforderungen auftreten. Dazu zählen unter anderem eine unzureichende Kommunikation mit den Stakeholdern, Fehler bei der Datenmigration und Widerstände innerhalb der Belegschaft. In unserem kostenlosen Handbuch zur Implementierung von HR Software findest Du Praxistipps, um diese Hürden zu überwinden und das Risiko für ihr Auftreten im Vorfeld zu minimieren.
Sowohl die Auswahl als auch die Implementierung einer HR Software sind komplexe Prozesse, die spezielles Wissen erfordern. Daher kann es sinnvoll sein, hierfür externe Unterstützung hinzuzuziehen.
Die Beauftragung von Beratern oder Beraterinnen für HR Software kann für Organisationen unter anderem die folgenden Vorteile mit sich bringen:
Entlastung des internen Teams: Bei der Einführung einer neuen HR Software müssen Mitarbeitende zusätzlich Zeit investieren, um sich neben ihren regulären Aufgaben mit der Auswahl und Implementierung zu befassen. Übernehmen externe Experten oder Expertinnen diesen Prozess, können interne Mitarbeitende sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Steigerung der Effizienz: Fehlende Erfahrung der verantwortlichen Personen mit Implementierungsprozessen kann den gesamten Ablauf verzögern. Dienstleistende nutzen bewährte Methoden und strukturierte Vorgehensweisen, was die Umsetzung beschleunigt.
Vermeidung von Fehlentscheidungen: Eine ungeeignete Software kann schnell an ihre Grenzen stoßen – sei es aufgrund mangelnder Skalierbarkeit oder fehlender Funktionen. Externe Berater*innen bringen Erfahrung mit verschiedenen Anbietern und Anbieterinnen mit und helfen, eine Lösung zu finden, die langfristig zu den Anforderungen des Unternehmens passt.
Erhöhung der Nutzerakzeptanz: Um Widerstände bei den Mitarbeitenden zu vermeiden, ist es wichtig, sie von Anfang an in den Prozess einzubinden. Berater*innen kennen häufige Bedenken der Belegschaft und wissen, wie man diese erfolgreich ausräumt.
Vermeidung technischer Hürden: Technische Hürden, beispielsweise Kompatibilitätsprobleme, können durch interne IT-Teams nicht immer gelöst werden. Externe Fachkräfte erkennen Herausforderungen frühzeitig und sorgen für eine reibungslose Integration.
Ob und in welchem Umfang Unterstützung erforderlich ist, hängt von den individuellen Umständen, insbesondere der internen IT-Expertise und der Auslastung des Teams, ab. Auch die Art der Softwarelösung hat Einfluss auf den Unterstützungsbedarf. On-Premise-Systeme erfordern in der Regel einen hohen Implementierungsaufwand, weshalb externe Hilfe während des gesamten Prozesses sinnvoll sein kann. Gleiches gilt für den lokalen Teil hybrider Systeme. Bei Cloud-Lösungen übernimmt hingegen der Anbieter oder die Anbieterin den Support, sodass externe Beratung eher in der Auswahlphase nützlich ist.
Entscheidet sich ein Unternehmen für einen Auswahl- und Implementierungsservice, erfolgt dieser typischerweise in vier Schritten. Zunächst analysiert der Dienstleister oder die Dienstleisterin die bestehenden Prozesse und die spezifischen Anforderungen der Organisation in einer Bedarfsanalyse. Basierend auf den Ergebnissen wird eine Auswahl geeigneter Systeme zusammengestellt. In enger Abstimmung mit dem Unternehmen wird dann die passende Software ausgewählt. Anschließend erfolgt die Umsetzung, die neben der technischen Implementierung auch das Change Management umfassen kann.
Die Zusammenarbeit mit externen Beratern oder Beraterinnen kann auch nach der Einführung des Systems fortgesetzt werden. Da sie mit dem neuen System vertraut sind, können sie bei wechselnden Unternehmensanforderungen Optimierungen vornehmen und die Lösung langfristig an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.
Die Einführung von HR Software kann mit einigen Herausforderungen verbunden sein, die sich jedoch durch eine sorgfältige Planung oder das Hinzuziehen externer Unterstützung meistern lassen. Sobald diese Hürden überwunden sind und das Implementierungsprojekt erfolgreich umgesetzt wurde, profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen. Daher ist zu erwarten, dass der Anteil an Organisationen, die HR Software einsetzen, in Zukunft weiter steigen wird.
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) zeigen laut einer Analyse des HR Software Rankings des Personalmagazins, durchgeführt vom Haufe Verlag, ein wachsendes Interesse an digitalen HR-Lösungen. Ein wesentlicher Grund dafür ist, dass frühere Bedenken hinsichtlich der Kosten oder der Komplexität zunehmend entkräftet werden können. Heutzutage gibt es viele benutzerfreundliche Softwarelösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von KMUs zugeschnitten sind. Zudem zwingt der Fachkräftemangel viele Unternehmen dazu, ihre Prozesse effizienter zu gestalten. In diesem Kontext ist die Einführung digitaler Tools nicht mehr nur eine optionale Verbesserung, sondern häufig eine notwendige Maßnahme, um Personalengpässe bewältigen zu können. Um künftig trotz Fachkräftemangel wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen daher frühzeitig auf moderne HR Software setzen.
