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In einer Cubia-Studie aus dem Jahr 2023 geben 59 Prozent der befragten Mitarbeitenden an, dass es für sie wichtig bis sehr wichtig ist, regelmäßig eine Rückmeldung zur eigenen Leistung zu erhalten. Selbst Feedback äußern zu können, stellt für 66 Prozent der Befragten ebenfalls eine hohe Priorität dar. Erhalten Arbeitnehmer*innen periodisch die Möglichkeit, ihr Feedback zu äußern, wirkt sich das laut der Netigate Benchmark-Studie 2024 positiv auf das Mitarbeitendenengagement in Unternehmen aus.
Ein beidseitiger Feedbackfluss – sowohl von Führungskräften an Mitarbeitende als auch umgekehrt – kann somit großen Einfluss auf die Zufriedenheit von Arbeitnehmer*innen haben. Dennoch wird dieses Potenzial laut der Benchmark-Studie in vielen Unternehmen nicht ausgeschöpft: Nur 50 Prozent der befragten Mitarbeitenden haben mindestens einmal im Halbjahr die Gelegenheit, Feedback zu geben. 20 Prozent haben überhaupt keine Möglichkeit dazu. Zudem erhalten 44 Prozent der Befragten kein regelmäßiges Feedback von ihren Führungskräften, was es ihnen erschwert, ihre eigenen Leistungen einzuschätzen und gesetzte Erwartungen erfüllen zu können.
Dabei wird es gerade durch aktuelle Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel für Unternehmen immer wichtiger, eine Feedbackkultur zu entwickeln, die den Anforderungen aller Beteiligten gerecht wird. Nur so können Organisationen Mitarbeitende für sich gewinnen, motivieren und langfristig halten.
Eine Feedbackkultur bezeichnet die Atmosphäre in einem Unternehmen, die zum Austauschen gegenseitiger Beurteilungen besteht. In einer positiven Feedbackkultur werden sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte darin ermutigt, eine transparente Kommunikation zu schaffen, in der konstruktive Kritik und Lob offen geäußert werden können. Dies kann nicht nur zur kontinuierlichen Optimierung von Unternehmensprozessen beitragen, sondern auch die Grundlage für ein erfolgreiches Performance Management, also der gezielten Steuerung und Entwicklung der Leistung von Mitarbeitenden, bilden. Denn nur durch eine klare Kommunikation darüber, was gut läuft und wo Verbesserungen nötig sind, lassen sich nachhaltige Entwicklungen bei Mitarbeitenden erzielen.
Der Kern jeder Feedbackkultur liegt in der Art und Weise, wie Feedback ausgetauscht und verwertet wird. Um durch den Austausch von Feedback Verbesserungen erreichen zu können, sollte es nach einem geschlossenen Grundschema umgesetzt werden. Dieser Prozess lässt sich durch einen Feedbackkreislauf veranschaulichen, der aus fünf Schritten besteht:
Die genaue Ausgestaltung der Umsetzung des Feedbackkreislaufs hängt von der gewählten Methode der Feedbackerhebung ab. Unterschieden wird zwischen vier Arten, die jeweils eine unterschiedliche Anzahl an Perspektiven einbeziehen.
Beim 90-Grad-Feedback wird eine Selbsteinschätzung mit dem Feedback einer weiteren Person, meist einer Führungskraft, kombiniert. Weitere Perspektiven werden in die Beurteilung nicht mit einbezogen. Diese Form der Beurteilung kann entweder von einer Führungskraft an eine/n Mitarbeiter*in oder umgekehrt erfolgen. Das 180-Grad-Feedback eignet sich hingegen ausschließlich zur Beurteilung von Führungskräften, da hier die Bewertung sowohl durch die Führungskraft selbst als auch durch eine direkt vorgesetzte Person und eine unterstellte mitarbeitende Person erfolgt. Beim 270-Grad-Feedback wird das 180-Grad-Feedback um das Feedback von Mitarbeitenden auf derselben Hierarchiestufe erweitert. Eine noch umfassendere Variante stellt die 360-Grad-Methode dar. Hier erhalten sämtliche Personen, die mit der zu bewertenden Person zusammenarbeiten, die Möglichkeit, ihr Feedback zu geben. Neben Kollegen und Kolleginnen können das beispielsweise auch Kunden und Kundinnen sein.
Ob von einzelnen Prozessen, Mitarbeitenden oder dem gesamten Unternehmen – eine Feedbackkultur kann, wenn sie wirkungsvoll umgesetzt wird, die Leistung verbessern. Im Einzelnen bringt die Etablierung einer Feedbackkultur die folgenden Vorteile mit sich:
Stärkung der Mitarbeitendenbindung: In einer positiven Feedbackkultur wird Mitarbeitenden durch regelmäßiges Feedback vermittelt, dass ihre Leistungen geschätzt und anerkannt werden. Die Möglichkeit, zusätzlich eigenes Feedback geben zu können, zeigt, dass auch ihre Meinungen und Ideen von Bedeutung sind. Wenn Mitarbeitende sich gehört und wertgeschätzt fühlen, erhöht sich ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz und ihre Bindung zum Unternehmen. Wenn Mitarbeitende dieses Gefühl auch nach außen hin vermitteln, kann eine Organisation als Arbeitgeber*in für potenzielle neue Arbeitnehmer*innen attraktiver wirken.
Entwicklung von Mitarbeitenden: Eine Feedbackkultur dient als Instrument für die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden. Durch regelmäßiges Feedback erhalten sie einen Überblick über ihre Leistungen. Es besteht die Möglichkeit zur Erstellung individueller Entwicklungspläne: Stärken können gezielt gefördert und Schwächen angegangen werden, um die Leistungsfähigkeit zu steigern. Dies unterstützt Mitarbeitende dabei, ihre Karriereziele zu erreichen und ihre Motivation zu steigern und kann so ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg erhöhen.
Prävention von Konflikten: Wird Feedback regelmäßig und konstruktiv geäußert, können Missverständnisse und Spannungen frühzeitig erkannt und ausgeräumt werden. Dadurch steigt das gegenseitige Vertrauen, was zu einem harmonischeren Arbeitsumfeld beiträgt und gleichzeitig das Teamgefühl stärkt.
Generierung von Ideen: Eine offene Feedbackkultur kann die Innovationskraft in Unternehmen fördern. Wenn Mitarbeitende wissen, dass ihr Feedback ernst genommen wird, sind sie motivierter, eigene Verbesserungsvorschläge einzubringen. Der Austausch von Ideen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass innovative Lösungen gefunden werden, die das Unternehmen voranbringen.
Damit eine Feedbackkultur von allen Mitarbeitenden angenommen und umgesetzt wird, sollte die Etablierung gut vorbereitet werden und Schritt für Schritt erfolgen:
1. Planung und Zielsetzung: Da es unterschiedliche Ansätze zur Umsetzung einer Feedbackkultur gibt, muss zunächst ein Leitfaden erstellt werden. Dieser legt fest, welche Ziele mit der Einführung einer Feedbackkultur erreicht werden sollen. Darauf basierend wird entschieden, welche Methoden zur Feedbackerhebung genutzt werden, wie häufig Feedback ausgetauscht wird und welche Instrumente hierfür zum Einsatz kommen. Zudem wird beschlossen, wer die Verantwortung für die Umsetzung trägt.
2. Kommunikation: Anschließend werden die vorgesehenen Prozesse an die Mitarbeitenden kommuniziert. Das kann über verschiedene Kanäle wie Meetings, Newsletter oder interne Plattformen geschehen. Um die Bereitschaft für Neuerungen zu erhöhen, sollte transparent erklärt werden, warum Veränderungen vorgenommen werden und welche Vorteile sie für die Mitarbeitenden und das Unternehmen mit sich bringen. Neue Mitarbeitende sollten durch Einbindung der Feedbackkultur in das Onboarding von Anfang an mit den Prozessen vertraut gemacht werden.
3. Schulungen: Um die geplante Feedbackkultur im Anschluss wirksam umsetzen zu können, sollten zuvor alle Mitarbeitenden und Führungskräfte zum Thema Feedback geschult werden. In den Schulungen kann unter anderem vermittelt werden, wie Feedback konstruktiv und zielführend kommuniziert wird, um sicherzustellen, dass es seinen Zweck erfüllt und nachhaltig wirkt.
4. Umsetzung: Wurden alle Vorbereitungen abgeschlossen, wird der Plan, der zu Beginn aufgestellt wurde, im Arbeitsalltag durchgeführt. Feste Abläufe zum Austausch von Feedback werden etabliert und deren konsequente Umsetzung kontrolliert. Damit die Feedbackkultur nachhaltig im Unternehmen verankert werden kann, muss parallel dazu die Entwicklung einer offenen und vertrauensvollen Kommunikationsatmosphäre gefördert werden.
Auch wenn die Etablierung einer Feedbackkultur vorab gut geplant wurde, können bei der Umsetzung verschiedene Herausforderungen auftreten. Eine Hürde kann eine mangelnde Bereitschaft von Mitarbeitenden und Führungskräften sein, sich auf eine neue Feedbackkultur einzulassen. Denn der regelmäßige Austausch von Beurteilungen erfordert nicht nur eine Veränderung der Kommunikationsgewohnheiten, sondern auch eine offene Haltung gegenüber Feedback. Nicht jede/r fühlt sich wohl mit dem Gedanken, bewertet zu werden. Deshalb ist es wichtig, dass Mitarbeitende und Führungskräfte erkennen, dass konstruktive Kritik eine Chance zur Weiterentwicklung bietet.
Starre Hierarchien können ebenfalls ein Hindernis darstellen, da Mitarbeitende sich möglicherweise unwohl fühlen, Vorgesetzte offen zu kritisieren. Sie fürchten womöglich negative Konsequenzen oder dass ihre Rückmeldungen nicht ernst genommen werden. Zusätzlich fehlt es in einigen Unternehmen an einer Atmosphäre, in der Kritik offen geäußert werden kann. Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ehrliches Feedback zu Konflikten führen könnte, halten sie sich oft zurück. Um diese Barrieren zu überwinden, muss ein sicheres Umfeld geschaffen werden, in dem konstruktive Kritik ohne Bedenken geäußert werden kann.
Auch der Zeitaufwand kann eine Herausforderung darstellen. Während die anfänglichen Vorbereitungen in wenigen Wochen abgeschlossen werden können, kann es Jahre dauern, bis Feedbackstrukturen konsequent angewendet und von allen Mitarbeitenden akzeptiert werden. In langen Übergangsphasen besteht die Gefahr, dass bestehende Feedbackpraktiken weiterverwendet werden, was zu einer inkonsistenten Anwendung einer neuen Feedbackkultur führen kann. Damit eine Feedbackkultur wirksam ist, muss sie jedoch in allen Unternehmensbereichen konsequent implementiert werden.
Um dauerhaft eine gute Feedbackkultur gewährleisten zu können, müssen die Prozesse regelmäßig angepasst werden. Als Grundlage hierfür wird zunächst die Wirksamkeit der aktuellen Feedbackkultur gemessen. Auf diese Weise lassen sich Schwachstellen identifizieren und gezielte Optimierungsmaßnahmen ableiten.
Eine Möglichkeit zur Bewertung bestehender Prozesse ist die Durchführung von Rückmeldeprozessen. Hierfür geben möglichst viele der in die Prozesse involvierten Personen eine Beurteilung zu den Feedbackprozessen ab. Das kann beispielsweise durch die Teilnahme an Umfragen oder Interviews erfolgen. Die gesammelten Rückmeldungen werden anschließend analysiert, um eine Einschätzung über die allgemeine Zufriedenheit mit der Feedbackkultur gewinnen und Chancen und Risiken ableiten zu können. Je nach Erhebungsform können die Antworten auch direkt konkrete Schwachstellen oder Optimierungspotenziale benennen.
Neben Rückmeldeprozessen kann die Qualität von Feedbackkulturen auch anhand von Kennzahlen gemessen werden. Relevante Indikatoren sind beispielsweise die Häufigkeit von Feedbackgesprächen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem erhaltenen Feedback sowie die Anzahl umgesetzter Verbesserungsvorschläge. Ein regelmäßiges Monitoring dieser Kennzahlen ermöglicht es, Trends zu erkennen und frühzeitig auf negative Veränderungen reagieren zu können. So kann ein Unternehmen in Erfahrung bringen, ob seine Feedbackkultur nicht nur gelebt wird, sondern auch tatsächlich zur Verbesserung der Unternehmensleistung und zur Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit beiträgt.
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse werden dann konkrete Optimierungsmaßnahmen entwickelt. Mögliche Handlungsmöglichkeiten sind unter anderem:
Einführen von Feedbackregeln: Um sicherzustellen, dass Feedback sowohl wertschätzend als auch konstruktiv ist, können verbindliche Feedbackregeln etabliert werden. Sie legen fest, wie Feedback formuliert und vermittelt werden soll, damit es positiv aufgenommen wird und zur Weiterentwicklung beiträgt. Dadurch, dass die Regeln einheitlich für alle greifen und einen Rahmen zur Kommunikation vorgeben, sorgen sie dafür, dass seltener Missverständnisse in der Kommunikation auftreten. Folgende Regeln können einen Feedbackprozess verbessern:
- Kritik sollte immer mit konkreten Verbesserungsvorschlägen verbunden werden, um zielgerichtet zu sein.
- Bei der Formulierung von Feedback sollte die Ich-Perspektive gewählt werden, damit es nicht vorwurfsvoll wirkt.
- Gutes Feedback sollte immer sowohl Lob als auch Kritik beinhalten, um einen Ansporn zu schaffen.
- Kritik muss immer sachlich und fair geäußert werden, damit sie konstruktiv bleibt und von Empfängern und Empfängerinnen als hilfreich wahrgenommen wird.
- Beide Seiten sollten einander genau zuhören, um sicherzustellen, dass sämtliche Perspektiven der anderen Person erfasst werden.
- Feedback sollte klar formuliert werden, am besten mit dem Nennen von Beispielen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Implementierung alternativer Methoden: Eine weitere Möglichkeit zur Optimierung einer Feedbackkultur besteht darin, andere Perspektiven einzubeziehen. Wenn der Fokus bisher auf Top-Down-Feedback, also Feedback von Führungskräften an Mitarbeitende, lag, kann die Einführung von Bottom-up-Feedback, also Feedback von Mitarbeitenden an Führungskräfte, die Kultur verbessern. Zusätzliches horizontales Feedback, also Rückmeldungen unter Mitarbeitenden auf derselben Hierarchieebene, kann die Teamdynamik stärken und zum Austausch von Erfahrungen anregen. Umfassende Methoden, wie beispielsweise das 360-Grad-Feedback, ermöglichen eine ganzheitliche Bewertung, indem sie Feedback aus allen Perspektiven kombinieren.
Wechsel des Feedback-Kanals: Wenn eine Feedbackkultur trotz gründlicher Implementierung nicht effektiv genutzt wird, kann dies am gewählten Feedback-Kanal liegen. Der Einsatz digitaler Feedback-Tools ermöglicht es, Feedback schnell und unkompliziert zu erfassen. Das senkt die Hemmschwelle zur Teilnahme. Wenn Feedback bisher hauptsächlich in formellen Gesprächen ausgetauscht wurde, kann auch der Wechsel zu informelleren Kanälen, wie regelmäßigen kurzen Check-ins oder anonymen Umfragen, dafür sorgen, dass Mitarbeitenden sich wohler fühlen, ihr Feedback ehrlich zu kommunizieren. Insbesondere dann, wenn es sich um sensible Themen handelt.
Verkürzung der Zeitabstände: Ein weiterer Ansatz zur Verbesserung einer Feedbackkultur besteht darin, die Abstände zwischen den Möglichkeiten zum Feedbackaustausch zu kürzen. Häufigeres Feedback sorgt dafür, dass Mitarbeitenden schneller auf Kritik reagieren und so ihre Leistung kontinuierlich verbessern können. Zudem bleiben Führungskräfte und Mitarbeitende besser über Fortschritte informiert, was die Effizienz der Zusammenarbeit steigert.
Damit Optimierungen von Feedbackkulturen wirksam sind, müssen sie an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden. Aktuell erfolgt ein Generationswechsel auf dem Arbeitsmarkt: Die sogenannte Generation Z, geboren zwischen 1995 und 2010, tritt in das Berufsleben ein. Diese Generation ist vollständig mit dem Internet und den sozialen Medien aufgewachsen, weshalb man Personen, die ihr zugehörig sind, auch als Digital Natives bezeichnet. Digital Natives verfügen nicht nur über ausgeprägte digitale Kompetenzen, sondern haben auch andere Anforderungen an die Arbeitswelt entwickelt als vorherige Generationen.
Eine Statista-Befragung zeigt, dass eine gute Feedbackkultur für die Generation Z im beruflichen Kontext eine übergeordnete Rolle spielt. 52 Prozent der befragten Personen gaben an, dass ihnen Wertschätzung und Lob durch Führungskräfte besonders wichtig sind. Zudem erwarten 43 Prozent Offenheit und Bereitschaft zur Veränderung von ihren Vorgesetzten. Das zeigt den Anspruch der Generation Z, dass ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge angehört und ernst genommen werden und es die Möglichkeit gibt, aktiv in die Unternehmensentwicklung einbezogen zu werden.
Außerdem ist es die Generation Z durch das Aufwachsen mit sozialen Medien gewohnt, umgehend Feedback zu erhalten. Gleichzeitig legt sie großen Wert darauf, schnell Karriere zu machen. Eine Umfrage von Continental verdeutlicht, dass dieser Aspekt für die Generation Z eine größere Rolle spielt als für andere Generationen auf dem aktuellen Arbeitsmarkt. Häufig haben sie daher auch im beruflichen Kontext den Anspruch, kontinuierliches Feedback zu ihren Leistungen zu erhalten, um sich schneller weiterentwickeln und ihre Karrierewünsche erreichen zu können.
Eine starre Feedbackkultur, die auf jährlichen Leistungsbeurteilungen basiert, wird diesen Erwartungen nicht gerecht. Vielmehr erfordert die moderne Arbeitswelt eine agile Feedbackkultur, die flexibel genug ist, um den Bedürfnissen und Ansprüchen einer vielfältigen Belegschaft gerecht zu werden. Auch die Wirkung von Feedbackkulturen, die bereits positive Effekte im Unternehmen erzielen konnten, sollte regelmäßig überprüft werden. Nur so kann dauerhaft ein Mehrwert erzielt werden.
Das Etablieren einer guten Feedbackkultur steht aktuell mehr im Fokus denn je. Gerade in Krisenzeiten ist die Entwicklung einer effektiven Feedbackkultur weit mehr als eine organisatorische Notwendigkeit. Sie kann großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben, indem sie sowohl die Innovationskraft steigert als auch die Mitarbeitendenbindung in Zeiten des Fachkräftemangels stärkt. Zudem verlangt auch der Generationswechsel auf dem Arbeitsmarkt ein Umdenken in der Art und Weise, wie Feedback gegeben und empfangen wird.
Aktuell befindet sich die Generation Z zum Teil noch im Studium oder in Ausbildung. Etwa 44 Prozent von ihr war im Jahr 2022 in Vollzeit berufstätig, 16 Prozent in Teilzeit. Obwohl sie demnach derzeit noch einen vergleichsweise kleinen Anteil am Arbeitsmarkt ausmacht, wird ihr Einfluss in den kommenden Jahren erheblich zunehmen. Diese Generation hat Anforderungen an Feedbackprozesse, die sich deutlich von den bisherigen Erwartungen unterscheiden. Ebenso werden die folgenden Generationen, die mit noch fortschrittlicheren Technologien und veränderten Wertesystemen aufwachsen, andere Ansprüche an Feedbackprozesse haben.
Der Anteil älterer Generationen, die vor dem digitalen Zeitalter ins Berufsleben eingetreten und teils an starre Feedbackprozesse gewöhnt sind, wird zunehmend kleiner. Unternehmen müssen daher frühzeitig ihre Feedbackkultur anpassen, um den Bedürfnissen der kommenden Generationen gerecht zu werden. Eine moderne, flexible Feedbackkultur wird künftig grundlegend sein, um trotz eines sich wandelnden Arbeitsmarkts wettbewerbsfähig zu bleiben und sowohl heute als auch in der Zukunft neue Arbeitnehmer*innen gewinnen und an das eigene Unternehmen binden zu können.
