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Während Unternehmen der Erstellung von Jahresabschlüssen aufgrund ihrer gesetzlichen Verpflichtung meist eine große Bedeutung zuschreiben, geraten Monatsabschlüsse oft in den Hintergrund. Entweder fehlen Ressourcen für den zusätzlichen Aufwand oder die Notwendigkeit wird nicht erkannt. Dabei sind Monatsabschlüsse alles andere als überflüssig: Sie ermöglichen es, frühzeitig negative Entwicklungen der Finanzsituation einer Organisation zu erkennen und bilden die Grundlage für weitere Abschlüsse. Zwar erfordert ihre Erstellung monatlich Arbeit, doch langfristig gesehen kann hierdurch – insbesondere in der Jahresabschlussphase – Zeit gespart werden.
Zudem muss der Monatsabschluss-Prozess selbst nicht immer zeitintensiv sein. Durch interne Optimierungen, Automatisierungen oder die Auslagerung bestimmter Aufgaben lässt er sich effizient gestalten – wir zeigen Dir, wie das geht.
Der Monatsabschluss ist eine Unterform des Jahresabschlusses, bei der die Finanzzahlen eines Unternehmens für den vergangenen Monat übersichtlich zusammengefasst werden. Er besteht aus verschiedenen Berichten, die je nach Bedarf variieren können. Zu den typischen Bestandteilen zählen Monatsbilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Cashflow-Statement.
Die Erstellung eines Monatsabschlusses erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst werden alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfasst, kategorisiert und in ein Journal übertragen, das sämtliche Geschäftsvorfälle dokumentiert. Danach findet eine Kontenabstimmung statt, bei der alle Transaktionen mit den entsprechenden Kontobewegungen abgeglichen werden, um die Korrektheit der Buchungen zu gewährleisten. Anschließend erfolgt die Überprüfung von Aktiva und Passiva, einschließlich der Identifikation und Dokumentation von Vermögenswerten wie Anlagevermögen und Barmitteln.
Im letzten Schritt werden die Berichte erstellt. Vorab werden dafür die Monatsumsätze aus den Buchführungskonten ins Hauptbuch übertragen und dort abgeschlossen. Die ermittelten Salden fließen schließlich in die GuV und die Bilanz ein.
Da ein Monatsabschluss gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, gibt es auch keine verbindlichen Fristen. Er dient zwar häufig als Grundlage für die Umsatzsteuervoranmeldung, die viele Unternehmen monatlich einreichen müssen, doch aufgrund der oft genutzten Fristverlängerung bleibt ihnen dafür in der Regel bis zu sechs Wochen nach Monatsende Zeit.
Trotzdem spricht vieles dafür, den Zeitraum zwischen Monatsende und der Fertigstellung des Monatsabschlusses möglichst kurz zu halten. Ein sogenannter „Fast Close“, also ein Abschluss innerhalb von bis zu fünf Werktagen, bietet Organisationen verschiedene Vorteile:
Frühzeitige Fehlererkennung: Je schneller der Monatsabschluss vorliegt, desto früher können Fehler in den Finanzdaten entdeckt und korrigiert werden. Dadurch wird die Gefahr minimiert, dass Unstimmigkeiten sich auf andere Prozesse oder zukünftige Abschlüsse auswirken und zu größeren Problemen führen.
Aktuelle Entscheidungsgrundlage: Ein zügig erstellter Monatsabschluss liefert Finanzdaten, die aktuell und damit besonders aussagekräftig sind. Das ermöglicht es der Unternehmensführung, Chancen und Risiken in der Entwicklung frühzeitig zu identifizieren und schnellstmöglich darauf zu reagieren.
Fundierte Erfolgsbewertung: Mit einem Fast Close wird sichergestellt, dass der Einfluss von Unternehmensstrategien auf die Finanzlage zeitnah und auf einer verlässlichen Datenbasis bewertet werden kann. So lassen sich Erfolge objektiv messen und Abweichungen analysieren.
Vertrauensgewinn bei externen Interessengruppen: Der Monatsabschluss ist nicht nur für interne Zwecke wichtig, sondern kann auch für externe Interessengruppen wie Investoren und Investorinnen von Vorteil sein. Aktuelle Zahlen ermöglichen es ihnen, die Finanzlage eines Unternehmens realistisch einzuschätzen. Ein schneller Abschluss signalisiert externen Parteien darüber hinaus, dass die Organisation ihre finanziellen Prozesse effizient und zuverlässig gestaltet. Das kann ihr Vertrauen stärken.
Auch wenn es viele Vorteile mit sich bringt, fällt es einigen Organisationen schwer, einen schnellen Monatsabschluss umzusetzen. Eine Studie von Ventana Research, einem Benchmark-Unternehmen für Unternehmenstechnologieforschung und -beratung, aus dem Jahr 2022 zeigt, dass nur 53 Prozent ihren Monatsabschluss innerhalb von sechs oder weniger Werktagen nach Monatsende abschließen. Mit den richtigen Maßnahmen könnten deutlich mehr Unternehmen dieses Ziel erreichen.
Eine Möglichkeit, die Effizienz zu steigern, ist die Optimierung der internen Schritte. Durch eine gut strukturierte Arbeitsweise lässt sich der Monatsabschluss beschleunigen
Ein wichtiger Faktor dabei ist die Standardisierung aller erforderlichen Buchhaltungsprozesse. Das bedeutet, dass sämtliche Aufgaben des Monatsabschlusses nach klar definierten Standards abgearbeitet werden sollten. Alle beteiligten Personen müssen die Vorgaben, einschließlich der Abfolge, dem Umfang sowie der Zuordnung der Verantwortlichkeiten, genau kennen. Fehlt eine solche Struktur, entsteht monatlich unnötiger Aufwand für Abstimmungen und Planung.
Das Prinzip der Vereinheitlichung gilt auch für die Einreichung der Dokumente. Alle Belege sollten im selben Format vorliegen und an einem zentralen Ort gesammelt werden, um eine unkomplizierte Übertragung in das Buchungssystem zu ermöglichen.
Um Dich dabei zu unterstützen, die Standardisierung in die Praxis umzusetzen, stellen wir Dir unsere kostenlose Checkliste für den Monatsabschluss-Prozess zur Verfügung. Sie bietet Dir einen Überblick über alle erforderlichen Schritte und ermöglicht es Dir, diese systematisch zu erledigen.
Ein fester Zeitplan kann ebenfalls dazu beitragen, den Zeitraum für die Abschlusserstellung zu verkürzen. Da für den Monatsabschluss Daten aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen werden müssen, sollte jede Abteilung eine verbindliche Frist für die Bereitstellung ihrer Informationen haben – idealerweise endet diese ein bis zwei Tage vor dem finalen Abschluss. So bleibt ausreichend Zeit für Rückfragen oder Korrekturen, wodurch Verzögerungen vermieden werden.
Zusätzlich lohnt es sich, schon im laufenden Monat Vorbereitungen zu treffen. Dazu zählt beispielsweise die regelmäßige Überwachung der Finanzinformationen durch einen untermonatlichen Kontenabgleich. Dadurch lassen sich Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und am Monatsende schneller beheben.
Die Automatisierung von Teilen des Monatsabschlusses stellt eine weitere Möglichkeit zur Prozessoptimierung dar. Hierfür kommen spezialisierte Softwarelösungen zum Einsatz, die heutzutage oft auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren und Routineaufgaben wie Dateneingaben oder Journalbuchungen übernehmen. Laut einer Studie der Beratungsgesellschaft PwC Deutschland erhoffen sich 89 Prozent der befragten Unternehmen durch den Einsatz solcher Technologien einen Effizienzgewinn bei ihren Abschlussprozessen. Dieses Potenzial spiegelt sich auch in ihren Erwartungen zur weiteren Digitalisierung wider: 58 Prozent gehen davon aus, dass der Automatisierungsgrad ihrer Abschlussprüfung innerhalb der nächsten fünf Jahre mindestens 40 Prozent erreichen wird. Dadurch könnten sie von den folgenden Vorteilen profitieren:
Weniger Zeitaufwand: Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben werden diese deutlich schneller erledigt als bei manueller Bearbeitung. Dadurch sinkt der personelle Aufwand und die frei werdenden Ressourcen können in anderen Bereichen eingesetzt werden.
Höhere Genauigkeit: Das Risiko von menschlichen Fehlern, beispielsweise beim Übertragen von Daten oder bei Berechnungen, wird minimiert. Zudem validieren automatisierte Systeme Daten in Echtzeit, was präzisere Abschlüsse ermöglicht und zur Gewährleistung der Einhaltung von Compliance-Vorgaben beiträgt.
Größere Mitarbeiterzufriedenheit: Indem Routineaufgaben automatisiert werden, können sich Mitarbeitende auf abwechslungsreichere, strategische Aufgaben konzentrieren. Dies erhöht ihre Motivation und reduziert gleichzeitig den Stress, der für sie durch den Zeitdruck und das manuelle Fehlerhandling bei Abschlussprozessen entsteht.
Jedoch gehen mit einer Automatisierung auch Herausforderungen einher. Die Auswahl und Implementierung von Software erfordern nicht nur Zeit und finanzielle Mittel, sondern auch Schulungen der Mitarbeitenden, damit diese die neuen Tools effizient nutzen können. Auch nach der Einführung sind regelmäßige Weiterbildungen erforderlich, um zu gewährleisten, dass das Team mit den fortlaufenden technologischen Entwicklungen Schritt halten kann. Wann und wie umfangreich der Monatsabschluss automatisiert werden sollte, hängt daher von den individuellen Gegebenheiten der jeweiligen Organisation ab.
Unternehmen, die Prozesse im Monatsabschluss automatisieren möchten, müssen zunächst analysieren, welche Bereiche besonders zeitaufwendig oder fehleranfällig sind und daher eine hohe Priorität haben. Außerdem gilt es zu definieren, welche Ziele mit der Einführung neuer Technologien in den identifizierten Bereichen erreicht werden sollen.
Im nächsten Schritt wird eine geeignete Software ausgewählt. Diese sollte den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden und idealerweise mit den bestehenden Systemen kompatibel sein.
Anschließend erfolgt die Implementierung der Softwarelösung. Währenddessen ist es wichtig, die Mitarbeitenden regelmäßig über anstehende Änderungen zu informieren. Je früher und genauer sie über die Auswirkungen auf ihren Arbeitsalltag Bescheid wissen, desto höher ist voraussichtlich ihre Akzeptanz für eine Implementierung.
Nach der Implementierung ist eine kontinuierliche Überwachung der Abläufe erforderlich, um mögliche Probleme frühzeitig erkennen und beheben zu können. Zudem sollte regelmäßig überprüft werden, ob die zuvor definierten Ziele erreicht werden. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen die Ursachen ermittelt und der Prozess erneut optimiert werden. Auch aufgrund des schnellen technologischen Fortschritts sind regelmäßige Anpassungen unerlässlich, um die höchstmögliche Effizienz zu erzielen.
Anstelle interner Anpassungen besteht auch die Option, den Monatsabschluss an Dienstleistende auszulagern. Eine Möglichkeit dafür ist die Zusammenarbeit mit externen Buchhaltern oder Buchhalterinnen. Alternativ können auch Steuerberater*innen diesen Prozess übernehmen.
Das Outsourcen des Monatsabschlusses bietet unter anderem die folgenden Vorteile:
Einhaltung der Zeitziele: Externe Dienstleistende sind vertraglich an feste Fristen gebunden und verfügen über die notwendigen Ressourcen und die Erfahrung, um den Monatsabschluss pünktlich zu erstellen. Im Vergleich zur internen Abwicklung, die sich durch Krankheit oder personelle Engpässe verzögern kann, bietet Outsourcing eine planbare und sehr verlässliche Alternative.
Einsparung von Kosten: Wird der Monatsabschluss extern erstellt, muss kein zusätzliches Personal dafür eingestellt werden. Dadurch entfallen Ausgaben für Rekrutierung, Gehälter oder Schulungen. Es wird nur für die tatsächlich erbrachten Dienstleistungen bezahlt.
Entlastung des internen Teams: Durch das Outsourcen des Monatsabschlusses können Mitarbeitende, die zuvor für diesen Prozess zuständig waren, ihre Zeit für wertschöpfendere Aufgaben nutzen. Das ermöglicht es ihnen, stärker zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.
Kompetenz in Automatisierungen: Viele Organisationen arbeiten noch immer mit manuellen Prozessen, die anfällig für Fehler sind. Der Wechsel zu digitalen Tools erfordert jedoch Zeit und Ressourcen. Durch die Arbeit mit unterschiedlichen Unternehmen kennen externe Dienstleistende meist zahlreiche Softwarelösungen und deren Automatisierungsmöglichkeiten, sodass Unternehmen beim Outsourcing von Vorteilen wie Zeitersparnis und Fehlerreduzierung profitieren können, ohne eigene Systemimplementierungen vornehmen zu müssen.
Verfügbarkeit von Fachwissen: Angesichts des Fachkräftemangels fällt es vielen Organisationen schwer, qualifiziertes Personal für ihre Finanzabteilungen zu finden. Externe Dienstleistende bringen viel Erfahrung und umfangreiches Know-how mit, wodurch sie eine fachgerechte Durchführung des Monatsabschlusses gewährleisten können.
Dennoch kann es in einigen Fällen aus Kostenperspektive Sinn ergeben, den Monatsabschluss selbst durchzuführen, vor allem dann, wenn intern schon ein hoher Automatisierungsgrad vorliegt. Steigt der Aufwand jedoch deutlich, beispielsweise durch Unternehmenswachstum, oder fehlen die nötigen Ressourcen, kann Outsourcing eine große Entlastung bieten
Um den Monatsabschluss auszulagern, muss zunächst ein geeigneter Dienstleister oder eine geeignete Dienstleisterin ausgewählt werden. Anschließend wird ein Vertrag aufgesetzt, der die Basis für die Zusammenarbeit liefert und sowohl den Leistungsumfang als auch die Fristen und Kostenstrukturen umfasst.
Sobald der Vertrag unterschrieben ist, kann der Service beginnen. Alle relevanten Daten müssen an den/die externe*n Dienstleister*in übermittelt werden, damit diese*r mit der Erfassung der finanziellen Transaktionen beginnen und den Monatsabschluss fristgerecht erstellen kann.
Im Anschluss wird die Zusammenarbeit regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass die festgelegten Standards und Fristen eingehalten werden. Falls erforderlich, können Anpassungen vorgenommen werden, um den Ablauf weiter zu optimieren.
Die zeitnahe Erstellung von Monatsabschlüssen kann ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Unternehmen sein. Um gesetzte zeitliche Ziele einhalten zu können, muss der Prozess möglichst effizient gestaltet werden. Egal ob dies durch interne Anpassungen oder durch die Auslagerung an externe Dienstleistende erreicht werden soll – in beiden Fällen spielt Automatisierung eine große Rolle. Denn während klassische Optimierungen oft nur einzelne Probleme angehen, ermöglicht die Automatisierung eine ganzheitliche Lösung, die den gesamten Abschlussprozess beschleunigen kann. Daher ist zu erwarten, dass der Automatisierungsgrad bei Monatsabschlüssen in den kommenden Jahren steigen wird.
In einer weltweiten Studie von Sage, einem Anbieter für Rechnungssoftware, aus dem Jahr 2024 gaben 98 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie vermuten, dass der Einsatz von KI ihren Monatsabschluss in den nächsten fünf Jahren verbessern wird. 54 Prozent rechnen dabei mit einer Effizienzsteigerung von 20 Prozent oder mehr. 53 Prozent der Befragten gehen sogar davon aus, dass automatisierte Systeme bis 2030 den traditionellen Monatsabschluss vollständig ersetzen könnten. KI hat somit das Potenzial, Abschlussprozesse nicht nur zu optimieren, sondern gänzlich neu zu definieren.
Ein großer Vorteil dieser Technologie liegt in ihrer Fähigkeit, große Datenmengen in Echtzeit zu analysieren und auszuwerten. Der technologische Fortschritt wird es ermöglichen, dieses Potenzial in den kommenden Jahren noch umfassender nutzen zu können. In Anbetracht dieser Entwicklungen kommt die Sage-Studie zu der Prognose, dass bis 2030 rund 75 Prozent der Unternehmen auf einen traditionellen Monatsabschluss verzichten und stattdessen dynamische, kontinuierliche Berichterstattungssysteme etablieren werden. Dadurch könnten sie jederzeit Einblicke in Echtzeit in ihre aktuelle finanzielle Lage erhalten und noch flexibler auf Veränderungen reagieren.
Um von diesen Entwicklungen profitieren zu können und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen frühzeitig damit beginnen, ihre Finanzprozesse zu automatisieren und auf zukünftige Technologien vorzubereiten.
