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Definition
Eine HR Software ist eine digitale Lösung, die entwickelt wurde, um Personalteams bei ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen und die Verwaltung von Personaldaten zu erleichtern. Zu den Hauptmerkmalen zählen die Automatisierung von Prozessen sowie die Bereitstellung und Analyse von Informationen. Durch den Einsatz einer HR-Software können Personalabteilungen, Manager und Mitarbeitende wertvolle Erkenntnisse aus einer zentralen Datenquelle gewinnen, was wiederum Zeit bei manuellen Prozessen spart.
Was sind mögliche Funktionen einer HR-Software?
Die Funktionen einer HR Software umfassen meist mehr als nur die Verwaltung digitaler Personalakten. So ist eine Integration mit der Lohnbuchhaltung, beispielsweise DATEV, von entscheidender Bedeutung, um die Arbeit der Personalabteilung zu erleichtern. Viele Anbieter von HR-Software bieten mittlerweile zudem Features für E-Learning, Skill- und Kompetenzmanagement, Performance Management, Talent Acquisition und Mitarbeiterumfragen an. Gängig sind außerdem Anwendungen für die Planung von Personalbedarf und -einsatz.
Vorteile einer HR Software
Die Hauptargumente für eine HR Software liegen in der Zeitersparnis für wiederholende Verwaltungstätigkeiten und der Reduzierung von Fehlerraten. Zudem ermöglicht sie die Prozessoptimierung und Datenanalyse (HR Analytics), während Mitarbeitenden kontinuierlicher Zugriff auf eine zuverlässige Datenquelle gewährt wird. Beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen kann eine HR Software zudem viele händische Tätigkeiten übernehmen. Aufgaben können besser terminiert und bereits im Pre-Boarding für die neuen Mitarbeiter*innen zur Verfügung gestellt werden. Das Personalteam hat so mehr Freiraum für produktive und strategische Aufgaben. Doch nicht nur für HR-Mitarbeitende kann eine HR Software einen Mehrwert schaffen. Dadurch, dass Aufgaben im Personalwesen effektiver erledigt werden können, profitieren alle Angestellten eines Unternehmens von einer Effizienzsteigerung.
Auswahl einer HR Software
Bei der Auswahl einer HR-Software ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens zu berücksichtigen und zu prüfen, inwieweit die Software die internen HR-Prozesse abbilden kann. Es empfiehlt sich, ein individuelles Anforderungsprofil zu erstellen. Die Einbeziehung der internen IT ist hilfreich, um vorhandene Schnittstellen zu internen Systemen zu überprüfen. Neben den internen Anforderungen sollte auch die DSGVO-Konformität der angefragten HR-Software geprüft werden. Darüber hinaus muss die Entscheidung getroffen werden, ob eine umfassende Lösung mit vielen Funktionen oder kombinierbare Einzellösungen genutzt werden sollen. Die Benutzerfreundlichkeit und die Mobilität der Software sollten ebenfalls vor der Auswahl bewertet werden. Neben qualifizierenden Demo-Meetings sollte auch eine Testphase in der HR-Software-Umgebung eingeplant werden. Die Einführung der HR-Software sollte durch eine motivierende und aufklärende interne Kommunikation begleitet werden, um ein eine hohe Annahmequote zu gewährleisten.